3D5S là nguyên tắc quản trị doanh nghiệp phổ biến tại Nhật Bản và dần được các doanh nghiệp biết đến rộng rãi hơn. Đây có thể được xem là một trong những bí quyết thành công cốt lõi cho các nhà lãnh đạo trong quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Vậy nguyên tắc 3D5S là gì? Cùng Glints giải mã chìa khóa thành công trong vận hành, quản trị doanh nghiệp từ việc vận dụng nguyên tắc 3D5S!
3D5S là gì?
Trong quản lý doanh nghiệp, một nhà lãnh đạo giỏi cần sở hữu nhiều kỹ năng quan trọng về quản lý và vận hành. Để doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả, các nguyên tắc chủ chốt về quản lý nhân sự cũng cần được tuân thủ và thực hiện đầy đủ.
Trong đó, nguyên tắc lãnh đạo 3D5S là khái niệm được quan tâm và áp dụng vào vận hành doanh nghiệp thực tế khá phổ biến. Vậy 3D5S là gì và thực hiện 3D5S như thế nào để có thể mang đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp?
3D là gì?
Yếu tố 3D trong 3D5S nói về bộ ba nguyên tắc cần tuân thủ ở vai trò của một người lãnh đạo, một người quản lý, một người dẫn dắt doanh nghiệp. Thực hiện nguyên tắc 3D này giúp bạn trở thành một vị lãnh đạo tài ba thực thụ, dẫn dắt doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển tối ưu.
Cụ thể, nguyên tắc vàng 3D bao gồm: Directing, Discussing, Delegating, tương ứng với Chỉ đạo – Thảo luận – Ủy thác. Các nhà lãnh đạo có thể kết hợp linh hoạt 3 yếu tố này tùy theo công việc, đối tượng để mang lại hiệu quả quản lý tối ưu.
Directing: Chỉ đạo
Một người lãnh đạo thực thụ trước tiên cần làm tốt khả năng chỉ đạo của mình. Người lãnh đạo cần truyền đạt đầy đủ và rõ ràng về các công việc phải làm, phải có khả năng giao tiếp tốt, đề ra mục tiêu, quyết định, giám sát và đánh giá
- Về giao tiếp: Khả năng truyền đạt nhiệm vụ, công việc một cách rõ ràng, cụ thể để các nhân viên hiểu rõ mong muốn của các nhà lãnh đạo, từ đó giúp cho các quy trình được thực hiện liền mạch.
- Về mục tiêu: người lãnh đạo chính là nhân tố thiết lập ra toàn bộ mục tiêu cần đạt được, bao gồm cả mục tiêu dài hạn và ngắn hạn. Những mục tiêu này sẽ giúp định hình toàn bộ quy trình làm việc và những nhiệm vụ cụ thể mà các nhân viên cấp dưới cần hoàn thành.
- Về việc ra quyết định: chắc chắn đây là một vai trò chủ chốt mà người lãnh đạo cần thực hiện khi cần giải quyết các vấn đề quan trọng hay những thay đổi bất ngờ trong quá trình vận hành.
- Về giám sát và đánh giá hiệu quả: để công việc được hoàn thiện nhanh chóng và hiệu quả, việc giám sát tiến độ công việc để đưa ra các phản hồi, đánh giá kịp thời là nhiệm vụ quan trọng giúp cho nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc.
- Về sự công nhận và việc thưởng/phạt: đây là yếu tố cốt lõi giúp chinh phục sự hài lòng và tôn trọng từ các nhân viên. Được ghi nhận thực lực là điều mà bất kỳ nhân viên nào cũng muốn.
Discussing: Thảo luận
Yếu tố Discussing – Thảo luận đề cập đến khả năng điều phối các cuộc họp, thảo luận khi trao đổi công việc. Trong quá trình trình bày các ý tưởng, phản biện, hỏi đáp, đề xuất giải pháp, người lãnh đạo cần là cầu nối của tất cả các thành viên giúp cuộc thảo luận đi đúng hướng, không lan man, đảm bảo các thông tin, ý tưởng được thảo luận đầy đủ.
- Tạo cơ hội để tất cả mọi người trình bày được những ý kiến và quan điểm của mình.
- Trở thành người đặt câu hỏi để lắng nghe, thu thập các ý kiến, quan điểm của các thành viên.
- Thiết lập các mục tiêu để đạt được sự thống nhất về quan điểm khi trao đổi các vấn đề.
- Gia tăng cam kết khi các nhân viên hiểu rõ mục tiêu và đề xuất các giải pháp, hành động để đạt được mục tiêu đó.
- Cân nhắc, lựa chọn các giải pháp, hành động được đề xuất và đưa ra quyết định phù hợp với vấn đề, công việc, tình trạng hiện tại.
- Điều phối và giám sát các tiến trình để đảm bảo hiệu suất công việc và tạo cơ hội cho các thành viên thảo luận các giải pháp giúp nâng cao hiệu suất.
Delegating: Uỷ thác
Yếu tố Delegating đề cập đến khả năng trao quyền cho nhân viên trong quá trình hoàn thành công việc. Trong đó, họ là người nghiệm thu kết quả cuối cùng để đưa ra những đánh giá và đề xuất hướng giải pháp phù hợp cho các nhân viên. Trong đó:
- Người lãnh đạo sẽ tự thiết lập mục tiêu hoặc trao quyền cho nhân viên thực hiện, sau đó, cả hai sẽ tiến hành thảo luận và đánh giá lại sự phù hợp của các mục tiêu.
- Trao quyền cho nhân viên ra quyết định với những công việc do chính họ đảm nhiệm.
- Về phía người lãnh đạo, họ sẽ thực hiện đánh giá tiến độ, quá trình hoàn thiện công việc và đưa ra các phản hồi để nhân viên có giải pháp xử lý kịp thời, phù hợp.
Đọc thêm: 7 Kỹ Năng Lãnh Đạo Nhóm Không Thể Thiếu Của Một Nhóm Trưởng
5S là gì?
Yếu tố 5S trong 3D5S đề cập đến phương pháp làm việc tiêu chuẩn. Mục đích của phương pháp làm việc 5S là triết lý tổ chức, sắp xếp nơi làm việc giúp mang lại hiệu quả công việc tối đa.
Phương pháp 5S bao gồm Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke tương ứng với Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng.
Xuất phát từ Nhật Bản – một trong những nước có nền kinh tế phát triển bậc nhất thế giới, phương pháp 5S hiện nay đã được áp dụng rộng rãi ở khắp mọi nơi trên thế giới bởi những hiệu quả thực tế mà phương pháp này mang lại cho quá trình quản lý, vận hành của doanh nghiệp.
Seiri
Seiri – bước sàng lọc, là bước xem xét lại sự phù hợp của toàn bộ công việc tại nơi làm việc. Sự sàng lọc cho phép bạn loại bỏ những đồ dùng, thiết bị không phù hợp hoặc không cần thiết cho công việc/nơi làm việc. Seiri sẽ giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quá trình tìm kiếm một vật dụng nào đó.
- Hạn chế tình trạng lơ đãng, mất tập trung và phân tâm do hành động tìm kiếm đồ đạc gây ra.
- Giúp không gian làm việc thoải mái và hữu ích hơn thay vì biến nó thành kho chứa đồ dùng của bạn.
Bạn có thể thực hiện Seiri định kỳ để kiểm tra, rà soát toàn bộ vật dụng và dán nhãn chúng theo 3 loại sau: giữ lại những món đồ cần thiết “bắt buộc” phải có để làm việc, đặt những món đồ “không thể loại bỏ ngay” ở một vùng riêng và sẽ thực hiện loại bỏ sau này, những món đồ “không cần thiết nữa” sẽ được loại bỏ ngay tức thì.
Seiton
Seiton là quá trình sắp xếp, đặt theo trình tự từ những đồ dùng cần thiết đã qua bước sàng lọc. Bước sắp xếp sẽ giúp bạn:
- Giúp không gian làm việc được sắp xếp ngăn nắp, khoa học và hợp lý.
- Đảm bảo tất cả những món đồ cần thiết đều nằm ở đúng vị trí và luôn có mặt khi bạn cần.
- Tối ưu thời gian tìm kiếm, giúp bạn làm việc hiệu quả và liền mạch.
Bạn có thể bố trí các món đồ theo từng nhóm mục đích, trong đó, những món thường xuyên được sử dụng nên ở gần tầm mắt của bạn nhất.
Bạn cũng có thể sử dụng giấy note, nhãn dán, nhãn hiệu để hỗ trợ quá trình tìm kiếm đồ dùng nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Seiso
Seiso đề cập đến tính sạch sẽ, sự vệ sinh của không gian làm việc, các dụng cụ và thiết bị hỗ trợ. Đây là yếu tố quan trọng để nhân viên khi làm việc luôn cảm thấy thoải mái, với một môi trường trong lành, dễ chịu, từ đó sẽ có tinh thần làm việc tốt hơn.
Điều này mang lại cho nhân viên một không gian an toàn, vệ sinh giúp cải thiện tinh thần làm việc, từ đó góp phần cải thiện hiệu quả công việc cũng như sự an toàn về sức khỏe của nhân viên.
Các thiết bị, dụng cụ làm việc cũng được bảo quản tốt hơn trong môi trường sạch sẽ, đảm bảo tiến độ công việc không bị gián đoạn.
Bạn có thể thực hiện kiểm tra, vệ sinh và làm sạch không gian làm việc mỗi ngày để không gian làm việc gọn gàng, sạch sẽ luôn được đảm bảo.
Seiketsu
Bước Seiketsu – Săn sóc đề cập đến quá trình chuẩn hóa ba bước Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch, đảm bảo những bước trên được thực hiện định kỳ và đầy đủ như một thói quen và trở thành một tiêu chuẩn chung trong quá trình làm việc.
Để làm được điều này, bạn có thể xây dựng lịch trình hay danh sách công việc cụ thể cần kiểm tra. Đồng thời, đừng quên nhắc nhở bản thân cũng như những nhân viên khác thực hiện như một phần của công việc hằng ngày, hằng tuần.
Hãy đảm bảo mỗi nhân viên đều nắm rõ trách nhiệm của mình để có thể hoàn thành các bước thật hiệu quả.
Shitsuke
Shitsuke – Sẵn sàng đề cập đến những hoạt động đã đi vào nền nếp. Các nhân viên tự giác thực hiện các bước trên với một tinh thần kỷ luật cao. Từ đó, các hành động được duy trì bởi tính kỷ luật sẽ giúp bạn hình thành nên những thói quen bền vững trong công việc và trong toàn bộ doanh nghiệp.
Sự duy trì, cải tiến liên tục bằng phương pháp 5S một cách hiệu quả sẽ hình thành nên một phần của văn hóa doanh nghiệp.
Sự kiểm tra thường xuyên về việc thực hiện 5S sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra các phản hồi và đánh giá phù hợp, giúp nhân viên cải thiện kịp thời.
Đồng thời, hãy cởi mở đón nhận những đóng góp của nhân viên để có thể cải tiến các giai đoạn của phương pháp 5S một cách phù hợp nhất cho toàn bộ doanh nghiệp.
Đọc thêm: Quản Trị Doanh Nghiệp Là Gì? Chức Năng Và Nguyên Tắc Cần Nhớ
Tóm lại 3D5S nghĩa là gì?
Tóm gọn cho câu hỏi 3D5S là gì? Đây chính là kim chỉ nam để dẫn dắt doanh nghiệp đến sự phát triển bền vững.
Các phương pháp lãnh đạo 5S được áp dụng hiệu quả sẽ tạo nên thành công cho các yếu tố 3D.
Trong đó, người lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc kết hợp linh hoạt 3D và 5S để định hướng, dẫn dắt nhân viên tạo ra hiệu quả công việc và góp phần hình thành văn hóa riêng cho doanh nghiệp.
Lợi ích của 3D5S đối với doanh nghiệp trong quản lý công việc
Nhìn chung, khi có thể ứng dụng 3D5S vào quá trình vận hành và quản lý, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều lợi ích đáng kể:
- Không gian làm việc sạch sẽ, vệ sinh giúp cho toàn bộ nhân viên được đảm bảo sức khỏe cũng như vấn đề về an toàn lao động trong quá trình hoàn thành công việc.
- Các thiết bị, dụng cụ hỗ trợ công việc cũng được kiểm tra thường xuyên, định kỳ, từ đó có thể hạn chế hư hại, hỏng hóc bất ngờ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
- Không gian làm việc khoa học, ngăn nắp, gọn gàng cũng góp phần giúp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên, đồng thời thuận lợi hơn khi tìm kiếm những đồ đạc, vật dụng cần thiết nhờ trình tự sắp xếp hợp lý.
- Môi trường làm việc lành mạnh và cởi mở kết hợp với những người lãnh đạo giỏi, điều phối linh hoạt, khéo léo quá trình hoàn thành công việc cũng như khả năng chỉ đạo, điều phối và trao quyền cho nhân viên không chỉ mang lại hiệu suất cao trong công việc mà còn là sự hài lòng từ các nhân viên.
- Môi trường trong sạch, vệ sinh và lành mạnh cùng với nhân tố lãnh đạo giỏi giúp nâng cao chất lượng công việc, hiệu suất lao động và tinh thần làm việc của nhân viên một cách tối đa. Đây chính là một môi trường làm việc lý tưởng mang đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Văn Hoá Doanh Nghiệp Là Gì? Tại Sao Phải Xây Dựng Văn Hoá Doanh Nghiệp?
Kết luận
Các thông tin chi tiết trên đây đã giúp bạn có được đáp án cho câu hỏi 3D5S là gì? Hi vọng rằng bạn có thể vận dụng những kiến thức bổ ích này trong hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Cùng Glints giải mã thêm những chìa khóa thành công trong hành trình nghề nghiệp cùng những bí quyết làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp nơi công sở để công việc luôn là một niềm vui và là động lực phát triển tích cực nhé!
Tác Giả
