Nhắc đến mảng HR – Nhân sự, chúng ta hẳn đã quá đỗi quen thuộc. Thế nhưng, vẫn còn một vị trí bao hàm nhiệm vụ và trách nhiệm của cả nhân sự lẫn văn phòng hành chính. Đó chính là vị trí nhân viên tổng vụ.
Vậy, nhân viên tổng vụ là gì? Công việc mỗi ngày của nhân viên tổng vụ ra sao? Họ cần có những kỹ năng, bằng cấp và kinh nghiệm như thế nào để đảm nhiệm công việc ấy một cách hiệu quả? Cùng Glints tìm hiểu sâu về công việc này nhé!
Nhân viên tổng vụ là gì?
Trước khi đi vào khái niệm nhân viên tổng vụ là gì, ta cần hiểu công việc tổng vụ là làm gì. Nói một cách khái quát, tổng vụ chính là hành chính tổng hợp – tập hợp những mảng việc liên quan đến hành chính văn phòng của doanh nghiệp hay công ty.
Vậy, nhân viên tổng vụ là gì? Họ là người chịu trách nhiệm chính trong mảng nhân sự (tuyển dụng, chế độ lương thưởng, phúc lợi,…). Bên cạnh đó, công việc tổng vụ còn có trách nhiệm kiểm soát các công việc thu chi và quản lý các mảng việc liên quan đến xuất nhập khẩu.
Công việc của nhân viên tổng vụ là gì
Nói một cách dí dỏm, nhân viên tổng vụ cũng giống như “mama tổng quản” trong các bộ phim Hàn Quốc. Họ không làm việc chuyên biệt trong bộ phận nào, mà sẽ liên đới với rất nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau.
Chính vì thế, nhân viên tổng vụ cần phải có sự linh hoạt và cái nhìn bao quát trong công việc của mình. Vậy, công việc của nhân viên tổng vụ là gì? Bên dưới đây là một vài công việc chính mà nhân viên tổng vụ phải giải quyết hằng ngày:
- Đảm nhiệm các công việc liên quan đến vấn đề nhân sự: truyền thông nội bộ, luân chuyển nhân sự trong công ty.
- Chuẩn bị hợp đồng lao động cho các nhân viên; đồng thời giải đáp những thắc mắc, khiếu nại liên quan đến hợp đồng này.
- Cập nhật số lượng công ty và quản lý về việc tăng giảm nhân sự trong công ty.
- Thực hiện tính toán tiền lương thưởng, phụ cấp, đãi ngộ,…
- Hỗ trợ người lao động trong công ty thực hiện các thủ tục bảo hiểm
- Chịu trách nhiệm tổ chức hoặc hỗ trợ công tác tuyển dụng của công ty, doanh nghiệp.
- Sắm sửa các thiết bị, dụng cụ văn phòng theo nhu cầu của người lao động.
- Thanh toán các hóa đơn của công ty như tiền điện, văn phòng phẩm, phí sửa chữa,…
- Hỗ trợ chuẩn bị và tổ chức các sự kiện của công ty.
Kỹ năng cần có của nhân viên tổng vụ
Vì không chuyên môn hóa trong một bộ phận nào nên nhiều người vẫn lầm tưởng rằng công việc tổng vụ rất dễ dàng. Nhưng sự thật không phải thế. Công việc của nhân viên tổng vụ đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau để có thể hoàn thành tốt các đầu việc.
Vậy, kỹ năng cần có của nhân viên tổng vụ là gì? Cùng tìm hiểu ngay dưới đây:
Kiến thức
- Am hiểu về pháp luật: Nhân viên tổng vụ phải thực hiện các đầu việc liên quan đến hợp đồng lao động, chế độ đãi ngộ, lương thưởng cũng như bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Thế nên, họ phải có sự am hiểu nhất định về pháp luật để từ đó có cơ sở để tạo nên những bản hợp đồng chính xác; đồng thời giải quyết các thắc mắc, khiếu nại một cách thấu tình đạt lý.
- Kiến thức ngoại ngữ: Nhân viên tổng vụ cần khả năng ngoại ngữ ở mức căn bản để giao tiếp với những đối tác nước ngoài, hay thậm chí là nhân viên người nước ngoài trong các tập đoàn đa quốc gia.
Đọc thêm: Ứng Dụng Học Tiếng Anh Hiệu Quả Cho Từng Kỹ Năng Có Thể Bạn Chưa Biết
Kỹ năng, kinh nghiệm
- Kỹ năng sử dụng máy tính (Word, Excel, Powerpoint, Access): Không chỉ làm việc với con người, công việc của nhân viên tổng vụ còn đòi hỏi họ phải có kỹ năng tin học để tra cứu thông tin một cách nhanh chóng. Họ còn phải thông thạo các phần mềm văn phòng như Word, Excel, Powerpoint, Access,… để soạn thảo hợp đồng, tính lương thưởng, trình chiếu các buổi training/sharing trong nội bộ, v.v.
- Kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng hành chính hay nhân sự, phòng thư ký, trợ lý: Như đã nói bên trên, công việc của nhân viên tổng vụ đòi hỏi họ phải làm việc với nhiều bộ phận liên quan như nhân sự, hành chính văn phòng. Chính vì thế, kinh nghiệm làm việc tại văn phòng hành chính hay phòng thư ký, trợ lý sẽ giúp họ làm việc một cách hiệu quả hơn.
- Làm việc nhóm và làm việc độc lập: Nhân viên tổng vụ phải có cả kỹ năng làm việc độc lập lẫn làm việc nhóm thật tốt để giải quyết được rất nhiều đầu việc khác nhau.
- Khả năng giao tiếp: Chính khả năng truyền đạt thông tin tốt sẽ giúp họ truyền tải thông tin đến nhân sự một cách chuẩn xác, rõ ràng. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp còn là công cụ để họ dễ dàng kết nối với tất cả mọi người trong công việc. Từ đó, công việc sẽ diễn ra ổn thỏa và suôn sẻ hơn.
Đọc thêm: Cách Giao Tiếp Hiện Tại Của Bạn Đã Hiệu Quả Chưa?
Thu nhập của nhân viên tổng vụ
Vì phải đảm nhiệm khối lượng công việc tương đối nặng, thế nên mức lương căn bản của nhân viên tổng vụ sẽ rơi vào khoảng 10 – 11 triệu đồng/tháng. Sau một khoảng thời gian làm việc, mức lương ấy có thể tăng lên đến 16 – 25 triệu đồng/tháng.
Với những người đã có nhiều năm kinh nghiệm thực hiện công việc tổng vụ, không chỉ mức lương mà những chế độ đãi ngộ cũng sẽ trở nên hấp dẫn hơn bao giờ hết.
Tìm cơ hội việc làm tổng vụ
Các doanh nghiệp, tổ chức trong bối cảnh kinh tế phát triển thường muốn mở rộng quy mô của mình. Điều này dẫn đến việc nhu cầu tuyển dụng và công việc hành chính văn phòng ngày càng trở nên nhiều hơn.
Chính vì thế mà các doanh nghiệp sẽ gia tăng nhu cầu tuyển dụng nhân sự đối với vị trí nhân viên tổng vụ. Nếu bạn muốn trở thành một nhân viên tổng vụ, bạn có thể tìm đến Glints để mở ra những cơ hội nghề nghiệp cho mình ở công việc này.
Ngay từ bây giờ, nếu bạn hứng thú với công việc này, hãy trau dồi những kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức liên quan đến ngành nhân sự – hành chính văn phòng. Có thế, bạn sẽ trở thành một ứng viên sáng giá đấy!
Đọc thêm: Nhân Viên Kinh Doanh Bất Động Sản Làm Gì? Có Phải Nghề Hái Ra Tiền?
Tác Giả
