Tạo bảng chấm công theo tháng là cách giúp cho bộ phận kế toán nắm rõ số ngày công của từng nhân viên từ đó dễ dàng hơn trong việc toán lương của từng người. Vậy bảng chấm công hàng tháng có vai trò như thế nào? Và làm thế nào để tạo bảng chấm công tháng đúng chuẩn?
Hãy cùng điểm nhanh qua bài viết hôm nay của Glints để có được câu trả lời chính xác nhất dành cho mình nhé.
Bảng chấm công theo tháng đóng vai trò như thế nào?
Báo cáo chấm công hàng tháng của nhân viên giúp bạn theo dõi tình hình chấm công của nhân viên theo tháng. Đây là một cách hiệu quả để ghi lại thông tin làm việc của nhân viên và báo cáo cho ban lãnh đạo để dễ dàng hơn trong việc ra quyết định.
Quản lý các ca làm việc
Để dễ dàng hơn trong việc quản lý ca làm việc của nhân viên bạn cần các dữ liệu làm việc hàng ngày của nhân viên tại doanh nghiệp.
Do đó, bảng chấm công tháng sẽ là cơ sở dữ liệu quan trọng và cần thiết để giúp bạn có được thông tin chính xác và dễ dàng hơn trong việc quản lý.
Dựa vào bảng chấm công bạn có thể lập kế hoạch và sắp xếp ca làm việc dựa trên số lượng nhân viên hiện có để đảm bảo các công việc được hoàn thành tốt và đạt được kết quả cao nhất trong quá trình thực hiện.
Kiểm soát hiệu quả công việc
Vấn đề về sự chuyên cần của nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp rất quan trọng. Việc nhân viên vắng mặt, ăn gian thời gian làm việc và thường xuyên đi làm muộn có thể khiến cho doanh nghiệp của bạn phải trả một khoản tiền lớn.
Ngoài ra, vấn đề về sự chuyên cần còn làm giảm năng suất và hiệu quả của công việc khi nhân viên làm việc tại doanh nghiệp.
Để kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên được tốt hơn cần đến bộ phận quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Ngay từ ban đầu cần xác định đúng đối tượng tuyển dụng và thiết lập quy tắc đối với tất cả nhân viên của mình.
Đồng thời, đưa ra tình trạng thưởng, phạt phù hợp đối với những nhân viên đi làm muộn, ăn gian thời gian làm việc hay nghỉ làm thường xuyên.
Do đó, bảng chấm công hàng tháng chính là yếu tố quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có để kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên một cách hiệu quả nhất.
Đảm bảo tính chính xác trong lương thưởng
Bảng chấm công theo tháng cũng chính là cơ sở để bộ phận kế toán doanh nghiệp tính lương cho từng nhân sự. Vì thế cần dựa vào bảng công để theo dõi thời gian làm việc và sự chuyên cần của nhân viên trong doanh nghiệp.
Dựa vào bảng chấm công tháng bộ phận kế toán sẽ đảm bảo được tính chính xác trong cách tính lương. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng để ngăn ngừa tình trạng gian lận lương trong doanh nghiệp hiện nay.
Đọc thêm: Lương Net Và Lương Gross Là Gì? Cách Tính Lương Net Và Lương Gross
Các phương thức chấm công thường gặp
Vân tay
Đây là hình thức chấm công phổ biến được khá nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng. Chấm công bằng tay chính là sử dụng máy chấm công điện tử có khả năng nhận diện vân tay của nhân viên trong doanh nghiệp.
Máy chấm công sẽ dựa vào ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp với công nghệ xử lý hình ảnh để xác định được chính xác danh tính của từng nhân viên bằng vân tay của họ.
Nhận diện khuôn mặt
Đối với phương thức này, doanh nghiệp cần phải trang bị máy chấm công có khả năng nhận diện khuôn mặt. Công nghệ này sẽ dựa vào các điểm trên khuôn mặt của nhân viên để so sánh, nhận dạng và định danh đối tượng một cách chính xác thông qua cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ trước đó.
Thẻ từ
Chấm công bằng thẻ từ đòi hỏi doanh nghiệp phải có máy chấm công bằng thẻ từ. Đây là hình thức chấm công khá phổ biến, qua đó thông tin của từng nhân viên sẽ được lưu vào thẻ từ.
Để chấm công bằng thẻ từ, nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, sau khi quẹt xong thông tin ngày giờ ra vào của từng nhân viên sẽ được lưu lại trong máy.
Quét mống mắt
Máy chấm công bằng phương thức quét mống mắt sẽ thực hiện việc xác nhận thông tin của nhân viên thông qua mống mắt của họ và so sánh với dữ liệu đã có trước đó. Việc của nhân viên là chỉ cần đứng trước máy chấm công để xác định danh tính của mình.
Chấm công online
Chấm công online là hình thức sử dụng phần chấm công dựa trên nền tảng điện toán đám mây, tự động hóa dữ liệu để giúp cho quá trình chấm công và quản lý nhân sự được đơn giản, dễ dàng hơn.
Hiện tại, trên thị trường các doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công theo 2 hình thức phổ biến đó là chấm công nhờ kết nối wifi và chấm công nhờ định vị GPS.
Đọc thêm: Cách Tính Lương Theo Giờ Khác Với Một Tháng Thế Nào?
Cách tạo bảng chấm công theo tháng
Tạo bố cục bảng chấm công theo tháng
Đặc điểm của Excel là chia sẵn hàng và cột, cũng dễ dàng hơn trong việc điều chỉnh, gộp, tách các hàng và các cột linh động nên thường được chọn để làm bảng chấm công cho nhân viên hàng tháng.
Theo mô hình lý thuyết, bảng chấm công hàng tháng trên Excel bao gồm 13 sheet, trong đó sẽ gồm 1 trang liệt kê danh sách các nhân viên có trong doanh nghiệp và 12 sheet còn lại là 12 tháng, tương ứng mỗi tháng sẽ được thống kê trên 1 sheet.
Công việc ban đầu là bạn chỉ cần hoàn thiện sheet danh sách nhân viên của doanh nghiệp mình, các tháng còn lại chỉ cần copy và dán, rồi đổi tên sheet cho dễ nhận biết.
Tạo danh sách nhân viên công ty trong sheet
Sheet nhân viên sẽ bao gồm các thông tin cơ bản của từng người, cụ thể như: Họ và tên, ngày sinh, quê quán, số điện thoại, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, mã nhân viên, ngày vào làm.
Mỗi một trường thông tin của nhân viên sẽ được chia thành 1 cột riêng. Trong đó, cột ngày sinh của nhân viên sẽ được định dạng theo kiểu ngày/tháng/năm tương ứng với dd-mm-yyyy. Để định dạng bạn chỉ cần vào Format Cells và chọn định dạng ngày/tháng/năm.
Thông tin nhân viên trong sheet đầu tiên hầu hết dữ liệu sẽ được nhập bằng tay. Vì thế khá mất thời gian, tuy nhiên chỉ nhập một lần nên bạn cần chú ý nhập đúng, chính xác để tránh mất thời gian khi nhập.
Trình bày phần khung của bảng chấm công tháng
Phần khung cơ bản của bảng chấm công hàng tháng sẽ bao gồm các cột thông tin sau đây:
- Số thứ tự
- Mã nhân viên
- Họ và tên
- Các ngày trong tháng làm việc
- Tổng thời gian làm hành chính
- Thời gian đi công tác và làm ngoài giờ
- Tổng thời gian làm việc trong tháng
Sau khi đã có được khung cơ bản của bảng lương theo tháng bạn tiến hành căn chỉnh độ rộng các cột sao cho phù hợp và dễ nhìn nhất. Sau khi hoàn thành các bước trên bạn sẽ có một sheet bảng lương hoàn chỉnh, đầy đủ thông tin cần thiết.
Tạo ngày tháng cho bảng chấm công
Để tạo ngày cho bảng chấm công của doanh nghiệp bạn chỉ cần sử dụng các hàm tính phù hợp, cụ thể:
- Chọn ô D để nhập số năm
- Tại ô B4 (ô chứa ngày trong tháng) bạn dùng hàm DATE theo công thức: = DATE($D$1;1;1)
Khi sử dụng hàm DATE bạn sẽ dễ dàng xác định được ngày tháng theo các giá trị đã được xác định trong hàm. Và các giá trị ở hàm DATE sẽ được ghi theo thứ tự là năm/tháng/ngày. Để chỉnh sửa lại định dạng ngày/tháng/năm, bạn chỉ cần vào Format Cells và chọn lại định dạng và nhấn chọn ok.
Nếu ô E9 là ngày đầu tiên trong tháng bạn cần nhập “=B4”, ô tiếp theo bạn chỉ cần nhập “= E9+1” để hiện ra ngày tiếp theo rồi copy công thức tại ô F9 sang các ô còn lại cho đến hết ngày trong tháng.
Sau khi thực hiện xong bạn cần nhấn chọn toàn bộ ô hiển thị ngày trong tháng, chọn Format Cells, trong ô Type bạn gõ “dd” rồi bấm ok.
Tại ô E10 nếu là các thứ trong tuần bạn nhập theo hàm tính =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. Hai”;”T. Ba”;”T. Tư”;”T. Năm”;”T. Sáu”;”T. Bảy” rồi nhấn Enter. Cuối cùng là copy E10 sang các ô kế tiếp cho đến khi ô hiển thị hết ngày cuối cùng của tháng đó.
Đọc thêm: Cách Tính Lương Tăng Ca Dễ Hiểu Cho Người Mới Đi Làm
Một số mẫu bảng chấm công theo tháng
Kết luận
Bảng chấm công theo tháng là căn cứ quan trọng giúp cho bộ phận kế toán dễ dàng hơn xác định được số ngày công của từng nhân viên và đưa ra mức lương chính xác nhất cho từng người.
Vậy nên, nếu bạn chưa biết được vai trò của bảng chấm công hay cách lập bảng chấm công theo tháng như thế nào thì những thông tin trong bài viết trên của Glints chính là câu trả lời cho những thắc mắc của bạn.
Mong rằng qua bài viết này của chúng mình bạn sẽ dễ dàng lập được cho doanh nghiệp mình một bảng chấm công hoàn chỉnh.
Tác Giả
