Một trong số những công cụ quản lý hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng và sử dụng mà bạn có thể tham khảo chính là basecamp. Vậy basecamp là gì? Ưu điểm của basecamp như thế nào? Cùng Glints tìm hiểu công cụ này trong bài viết sau đây nhé.
Basecamp là gì?
Giới thiệu chung về công cụ quản lý dự án
Basecamp còn được gọi với một cái tên khác là công cụ phần mềm quản lý và theo dõi dự án. Có thể hiểu đơn giản basecamp là công cụ hỗ trợ được thiết kế dưới dạng phần mềm giúp cho người dùng có thể quản lý theo dõi được tất cả các nguồn lực, chi phí sản xuất, tiến độ công việc mà nhân viên của mình đang thực hiện.
Nói một cách khác basecamp là phần mềm cung cấp danh sách các công việc mà từng nhân viên cần phải thực hiện.
Ngoài ra basecamp còn hỗ trợ gửi các tài liệu văn bản, quản lý các sự kiện quan trọng, chia sẻ tập tin, nhắn tin và theo dõi thời gian tiến độ công việc của các nhân sự đang làm việc trong doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý công việc basecamp cho phép người dùng sử dụng trên nhiều nền tảng máy tính, thiết bị di động khác nhau.
Tìm hiểu Basecamp là gì?
Basecamp là gì? Basecamp được ví như một trợ lý hoàn hảo cho các doanh nghiệp trong quá trình làm việc mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần có để giúp cho tiến trình công việc được hiệu quả, đạt được kết quả cao nhất.
Giao diện thiết kế của basecamp rất thân thiện, bố cục khoa học, tính năng rất dễ sử dụng. Basecamp còn hỗ trợ công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp cho người dùng trong quá trình sử dụng có thể dễ dàng tìm thấy các tác vụ, hình ảnh hay tin nhắn. Ngoài ra còn hỗ trợ báo cáo toàn diện giúp cho người dùng có thể phân tích chuyên sâu.
Không chỉ dừng lại ở đó, basecamp còn hỗ trợ người dùng xử lý tốt công việc bằng cách tích hợp cấp tính năng email marketing với tính năng chia sẻ nhiệm vụ cùng tin nhắn đến với người nhận khác ngoài doanh nghiệp. Trong quá trình sử dụng người dùng có thể tùy chỉnh thông báo theo yêu cầu của mình.
Có thể nói với sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm quản lý basecamp mọi công việc quản lý, điều hành sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi hơn. Giúp cho hàng ngàn doanh nghiệp giải quyết được khó khăn trong quá trình quản lý nhân sự, quản lý tiến độ dự án, quản lý công việc, kế hoạch, v.v, đạt được kết quả như mong đợi.
Ưu điểm của Basecamp
Là công cụ tuyệt vời cho các dự án đơn giản
Hiện tại basecamp là công cụ được phát triển trên 3 nền tảng khác nhau bao gồm web, mobile và desktop. Vì thế mà người dùng có thể sử dụng phần mềm một cách dễ dàng mà không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào để hỗ trợ cho việc sử basecamp.
Cho dù máy tính của bạn có lỗi thời hay cấu hình yếu đến đâu thì phần mềm basecamp vẫn có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của bạn khi cần. Tuy nhiên, điều kiện tất yếu khi sử dụng phần mềm basecamp là máy tính phải được kết nối internet.
Điều đặc biệt là phần mềm basecamp sẽ được nhà cung cấp cập nhật tự động cho tất cả người dùng. Do đó, sau khi phần mềm được cập nhật xong bạn chỉ cần đăng nhập tài khoản và bắt đầu trải nghiệm các tính năng mới mà basecamp vừa cập nhật.
Hỗ trợ tìm kiếm dễ dàng
Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm basecamp là cung cấp tính năng tìm kiếm cho người dùng trong quá trình sử dụng.
Với tính năng này, người dùng có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đoạn hội thoại, nội dung tin nhắn, tài liệu, hình ảnh, v.v trong các cuộc trò chuyện trên basecamp.
Bạn có thể tìm kiếm các dự án, cuộc trò chuyện và tệp hay bất cứ thứ gì có trong basecamp chỉ bằng một từ khóa hoặc cụm từ cụ thể.
Basecamp có một hộp thư đến riêng cho tất cả các thông báo của Basecamp như: tin nhắn mới, công việc được giao và hơn thế nữa.
Tất cả các thông báo đều được sắp xếp tự động trong Hey!Menu vì thế bạn có thể theo dõi những gì đang xảy ra mà không cần phải thực hiện chuyển đổi giữa nhiều cửa sổ hay ứng dụng với nhau.
Để có thể linh hoạt hơn bạn có thể tắt thông báo tạm thời hoặc đặt giờ thông báo tùy chỉnh theo mong muốn của mình nhờ Hey!Menu.
An toàn và bảo mật
Một trong những ưu điểm lớn nhất của công cụ quản lý basecamp chính là đảm bảo cho dữ liệu của bạn được an toàn và riêng tư. Vì tất cả các dữ liệu trong phần mềm đều sẽ được sao lưu các tệp dự án hàng giờ, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu.
Có thể nói, basecamp tuân thủ hoàn toàn chính sách bảo vệ quyền riêng tư đạt chuẩn liên minh Châu Âu – Hoa Kỳ và Thụy Sĩ – Hòa Kỳ, đồng thời basecamp còn bổ sung thêm một lớp bảo mật khác.
Basecamp cũng thiết lập thêm bước xác thực hai yếu tố nhằm đảm bảo tài khoản khi đăng nhập trên basecamp được bảo mật tuyệt đối. Ngoài ra, sau khi thực hiện đóng tài khoản dữ liệu của bạn sẽ bị xóa sau 30 ngày.
Do đó, các vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu bạn có thể yên tâm bởi basecamp cam kết đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cho bạn.
Nhược điểm của Basecamp
Giá thành cao đối với doanh nghiệp nhỏ
So với các doanh nghiệp các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì mức giá phần mềm quản lý basecamp khá đắt. Mặc dù basecamp cung cấp gói miễn phí nhưng nó có các tính năng hạn chế và bạn chỉ có thể quản lý 3 dự án và thêm 20 người dùng vào một dự án.
Nếu bạn muốn có các tính năng hữu ích như dự án không giới hạn hoặc dịch vụ khách hàng ưu tiên, bạn sẽ cần phải trả 99$/tháng cho gói phần mềm basecamp.
Hiện tại, basecamp cung cấp 2 gói dịch vụ, cụ thể các mức giá theo từng gói như sau:
- Gói Basecamp Personal: Được sử dụng miễn phí, cung cấp hỗ trợ cho 3 dự án và 20 người dùng, với không gian lưu trữ 1 GB.
- Gói Basecamp Business: 99$/tháng bao gồm tất cả các tính năng của Basecamp với số lượng dự án quản lý và người dùng không giới hạn, không gian lưu trữ 500GB.
Cung cấp hạn chế task management views
Mặc dù basecamp được đánh giá là phần mềm quản lý dễ sử dụng tuy nhiên chế độ xem task management bị hạn chế.
Basecamp không hỗ trợ thanh menu để di chuyển giữa các dự án điều này khiến cho việc quản lý các tác vụ cực kỳ khó khăn khi có quá nhiều dự án để quản lý.
Vấn đề với giao diện
Rất nhiều công cụ quản lý đều thiết kế thanh menu bên trái để việc di chuyển giữa các dự án trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Không những thế còn giúp cho người có được cái nhìn tổng quát hơn về các tùy chọn trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, basecamp lại không hỗ trợ người dùng tính năng này.
Một ví dụ điển hình để giúp bạn dễ dàng hình dung đó chính là slack, nơi tất cả các kênh của bạn sẽ được nằm phía bên trái màn hình cho dù bạn vào một kênh khác để trò chuyện.
Tuy nhiên, với basecamp điều hướng menu sẽ biến mất ngay khi bạn tham gia vào một dự án hoặc một nhóm nào đó. Điều này khiến cho người dùng rất khó để sử dụng.
Hạn chế trong tính năng báo cáo
Mặc dù công cụ quản lý như basecamp có hỗ trợ cài đặt báo cáo hiển thị các thông báo công việc đã quá hạn, hoặc các công việc được giao cho một người cụ thể nhưng nó chỉ dừng lại ở việc thông báo mà không có bất kỳ một nâng cấp nào nâng cao hơn.
Qua đây có thể thấy các tính năng báo cáo của basecamp còn rất hạn chế và chưa thể cung cấp đầy đủ những mong đợi mà khách hàng đang cần.
Các tính năng của Basecamp
Tạo danh sách công việc và giao việc
Tương tự như các phần mềm quản lý công việc hiện nay, basecamp cho phép người dùng tạo danh sách các công việc cần làm. Bạn có thể tạo nhiệm vụ chính và phụ, sau đó đặt thời gian và giao các công việc đó cho các thành viên trong nhóm của mình.
Sau khi hoàn thành xong công việc bạn chỉ cần nhấp vào hộp kiểm bên cạnh để đánh dấu công việc đó đã hoàn thành. Ngoài ra, bạn có thể đặt thông báo, lời nhắc cho các ngày hết hạn để giúp quá trình theo dõi công việc được đơn giản, dễ dàng hơn.
Basecamp cũng hỗ trợ bạn ghi chú, hình ảnh hoặc các tệp khách hàng khác để giúp cho danh sách công việc của bạn được chi tiết hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhóm các danh sách việc cần làm tương tự để tổ chức công việc được hiệu quả hơn trong từng giai đoạn cụ thể của dự án.
Giao tiếp dễ dàng qua Campfire và Message Board
Với Basecamp bạn có thể dễ dàng trao đổi công việc dễ dàng với các thành viên khác, đồng thời chia sẻ tệp, hình ảnh và file dữ liệu. Và mỗi một dự án đề có phòng trò chuyện riêng để bạn có thể trao đổi.
Ngoài ra, basecamp còn hỗ trợ trò chuyện riêng tư, với tính năng này bạn có thể gửi tin nhắn cho một người hoặc một nhóm người và cuộc trò chuyện chỉ hiển thị với những người bạn đã chọn.
Báo cáo công việc chi tiết
Cũng như bao công cụ khác basecamp cũng đem đến cho người dùng một báo cáo chi tiết, cụ thể giúp bạn nắm rõ về nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm của mình.
Sau đây là các tiêu chí báo cáo của basecamp, cụ thể:
- Công việc quá hạn: Theo dõi từng công việc cụ thể hoặc các dự án đã quá hạn và thời gian quá hạn là bao lâu.
- Công việc đến hạn: Theo dõi các nhiệm vụ sắp tới như thời hạn và các mốc quan trọng.
- Nhiệm vụ của từng nhân viên: Theo dõi hoạt động của người dùng trên tất cả các dự án của doanh nghiệp trong Basecamp.
Cung cấp biểu đồ theo dõi dự án
Basecamp còn cung cấp đến bạn biểu đồ theo dõi dự án, qua đó bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực, với tính năng Basecamp’s Hill Charts bạn sẽ theo dõi các dự án lớn thuận tiện hơn.
Với biểu đồ basecamp bạn sẽ nắm được các thông tin sau:
- Nắm rõ thời gian, tiến độ dự án thông qua biểu đồ
- Dễ dàng chú thích vào dự án
- Dựa vào biểu đồ để đưa ra những nhận xét cụ thể đối với từng dự án
Các phần mềm thay thế Basecamp
Tùy vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mà bạn có thể xem xét việc lựa chọn basecamp cho doanh nghiệp của mình hay không. Hiện tại, trên thị trường có một số phần mềm quản lý chất lượng với tính năng vượt trội bạn có thể tham khảo nếu muốn thay thế cho basecamp như:
Clickup
Được biết đến là một trong những ứng dụng phổ biến hiện nay được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý sự kiện, công việc cá nhân, quản lý đội nhóm hay đồng bộ công việc khi làm từ xa.
Với Clickup bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý công việc, tránh bỏ sót những công việc đã giao thông qua tính năng nhắc nhở. Ngoài ra, ClickUp còn giúp bạn dễ dàng hơn trong việc trao đổi dự án, quản lý sự kiện, theo dõi tiến độ dự án và các công việc sẽ thực hiện.
Điểm nổi bật của Clickup chính là khả năng cung cấp lên đến 14 chế độ views khác nhau, qua đó giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về dự án và khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như Slack, Gmail, Dropbox, v.v.
Proofhub
Proofhub được cho là công cụ quản lý doanh nghiệp trọn gói bao gồm chức năng bao quát dự án, nhiệm vụ, thời gian, tài nguyên, đồng thời đưa ra những báo cáo cụ thể về các vấn đề quan trọng của dự án.
Với proofhub người quản lý sẽ dễ dàng biết được các thành viên trong nhóm của mình đang thực hiện công việc gì. Ngoài ra proofhub còn cung cấp một số tính năng khác như kiểm soát và phê duyệt trực tuyến, thống kê dữ liệu bảng Kanban, biểu đồ Gantt.
Trello
Trello được nhiều người dùng biết đến là một ứng dụng, phần mềm, công cụ quản lý công việc trong doanh nghiệp. Thông qua Trello doanh nghiệp sẽ dễ dàng nâng cao tính hiệu quả của việc quản lý các đầu việc.
Tính năng nổi bật nhất của Trello phải kể đến chính là tính năng quản lý công việc theo nhóm. Nhờ đó mà các thành viên cũng như người quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc nắm bắt toàn bộ công việc của nhóm mình.
Asana
Asana là phần mềm quản lý công việc trực tuyến giúp người dùng dễ dàng sắp xếp công việc một cách hiệu quả và thông minh. Đặc biệt hỗ trợ hiệu quả trong việc phân công công việc trong một nhóm.
Wrike
Wrike phần mềm quản lý công việc được sử dụng rộng rãi trên thế giới, phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc các dự án có chi phí thực hiện không quá lớn.
Khi sử dụng Wrike bạn sẽ được cung cấp giao diện quản lý trực quan dưới dạng danh sách, dashboard, biểu đồ, khi dùng có thể tích hợp dễ dàng với những phần mềm quản lý khác như Dropbox, Google hay Microsoft.
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ của Glints về basecamp là gì? Và những ưu điểm cũng như các tính năng mà basecamp đem lại cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng. Hy vọng những chia sẻ của chúng mình sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích trong quá trình tìm hiểu về phần mềm này.
Tác Giả
