Có thể thấy, ngày nay, vai trò của tin học trong thời đại ngày nay đang ngày càng trở nên quan trọng, có ảnh rất lớn tới hiệu suất công việc.
Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những kỹ năng đặc biệt quan trọng mà bất kỳ sinh viên nào đang học hoặc sắp ra trường cũng cần phải trang bị trước bức vào môi trường công sở. Cùng Glints tìm hiểu vai trò của tin học văn phòng trong kỷ nguyên công nghệ 4.0 có tầm quan trọng như thế nào nhé.
Tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng là khả năng sử dụng các công cụ, phần mềm phục vụ cho các công việc văn phòng như: Word, Excel, PowerPoint. Đây là một nhánh trong ngành Công nghệ thông tin.
Vai trò của tin học văn phòng trong kỷ nguyên 4.0
Trong môi trường công sở, các công cụ tin học văn phòng có vai trò rất lớn trong việc đơn giản hóa công việc, tối ưu công việc và thời gian, v.v. Ngược lại, khi các kỹ năng tin học văn phòng không được trang bị sẽ là một thách thức lớn khi làm việc, thậm chí bạn còn có thể bị sa thải.
Sở hữu kỹ năng tin học văn phòng đỉnh cao sẽ giúp con đường nghề nghiệp của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể mở các lớp dạy về tin học văn phòng, hay nhận các công việc freelance hay nghề tay trái liên quan như thiết kế bản trình chiếu, chỉnh sửa văn bản, v.v để nâng cao thu nhập.
Trong thời kỷ nguyên công nghệ 4.0, việc thiếu sót hoặc hạn chế các kỹ năng tin học là một bất lợi lớn cho tất cả mọi người, đặc biệt là các bạn trẻ đang còn ngồi trên ghế nhà trường.
Các kỹ năng tin học văn phòng cần trang bị
Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những yêu cầu quan trọng khi tuyển dụng nhân sự, do đó việc một ứng viên thành thạo tin học với công tác văn phòng được coi là một lợi thế vô cùng lớn.
Cùng tìm hiểu chi tiết các kỹ năng mà một sinh viên hay nhân viên văn phòng cần trang bị để đảm bảo hiệu quả công việc nhé.
Kỹ năng soạn thảo văn bản
MS Word là một công cụ soạn thảo hữu dụng và phổ biến trên toàn thế giới. Phần mềm cho phép người dùng tạo văn bản, chèn hình ảnh, thay đổi font và màu sắc chữ, ghi chú và nhiều tính năng hữu dụng khác.
Là một phần mềm thế mạnh về soạn thảo văn bản, MS Word còn cung cấp tính năng bổ trợ giúp văn bản sau khi xuất ra hoàn hảo nhất như: kiểm tra chính tả, ngữ pháp khả dụng với đa dạng ngôn ngữ.
Các phiên bản của Word từ trước đến nay đều có thể mở và làm việc với các định dạng file .txt, .html, v.v.
Đối với các bạn sinh viên sắp ra trường, hay các nhân viên văn phòng cần trang bị và thành thạo các kỹ năng xử lý văn bản bằng phần mềm Word như:
- Nhập văn bản bằng 10 ngón tay, sử dụng font chữ phù hợp với ngữ cảnh, v.v.
- Biết cách chèn, tạo các định dạng văn bản như số trang, tách đoạn, căn lề, v.v
- Biết cách chèn ảnh, biểu đồ, sơ đồ.
- Linh hoạt sử dụng, chèn các ký tự như: footnote, symbol, v.v.
- Biết cách gộp hai hoặc nhiều hơn các văn bản thành một bản thống nhất.
- Đặt mật khẩu cho file dữ liệu quan trọng, cần được bảo mật.
Kỹ năng sử dụng bảng tính Excel
Tiếp theo, nếu bạn đang là một sinh viên sắp ra trường và có định hướng làm việc văn phòng, đặc biệt là các bạn học các chuyên ngành như kế toán, thống kê, v.v thì việc trang bị kỹ năng xử lý bảng tính trong Excel hết sức quan trọng.
Bảng tính của Excel gồm nhiều ô tạo bởi các dòng và cột. Phần mềm sở hữu nhiều tính năng ưu việt, giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng thao tác.
Các kỹ năng xử lý trong Excel bạn cần quan tâm là:
- Các tạo bảng tính, định dạng bảng tính (định dạng số, gộp ô, xóa cột, xóa hàng, v.v.)
- Sử dụng các định dạng tự động như ngày tháng, theo tỉnh, v.v.
- Ghi nhớ và nắm rõ cách sử dụng hàm thông dụng: Year, Month, Day, Now, If, Vlookup, Hlookup, Min, Max, Sum, Sumif, Average, Countif, v.v.
- Thành thạo cách sử dụng bộ lọc có sẵn hoặc tùy chỉnh.
- Biết cách tạo, vẽ biểu đồ.
- Cách tạo Hyperlink, v.v.
Kỹ năng trình bày PowerPoint
PowerPoint là phần mềm giúp bạn tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp, thu hút. Khi bạn trình bày một dự án cho Sếp hoặc đối tác của mình, ngoài việc thông tin của dự án chất lượng thì bản trình chiếu (slide) có ảnh hưởng rất lớn tới sự chú ý của người tham dự, khả năng truyền tải ý tưởng và minh họa cho dự án, v.v.
Tuy nhiên, để tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp không phải nhân viên văn phòng nào cũng biết cách. Nguyên nhân do thiếu kỹ năng sử dụng PowerPoint khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Do đó, ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường, các bạn sinh viên cần tích cực trau dồi kiến thức, và kỹ năng sử dụng phần mềm này để không bị bỡ ngỡ khi bước vào thị trường lao động.
PowerPoint cung cấp nhiều tính năng hữu ích hỗ trợ cho việc sáng tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp, thu hút như:
- Đa dạng hình khối
- Chèn ảnh và video vào slide
- Tính năng mask hình ảnh vào hình khối bất kỳ
- Các hiệu ứng chuyển động đa dạng
- Tính năng bảo mật tệp dữ liệu, v.v.
Đọc thêm: Cách Báo Cáo Công Việc Cho Sếp: Kỹ Năng Báo Cáo Bạn Không Thể Bỏ Qua
Các loại chứng chỉ tin học học sinh viên cần biết
Hiện nay, các trường đại học/cao đẳng thường yêu cầu các sinh viên của mình trước khi tốt nghiệp phải đạt chứng chỉ tin học văn phòng. Cùng Glints tìm hiểu các loại chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến hiện nay nhé.
Chứng chỉ tin học văn phòng
Chứng chỉ tin học văn phòng hay chứng chỉ Công nghệ thông tin được công nhân của hệ thống giáo dục quốc dân. Chứng chỉ đánh giá trình độ, và năng lực sử dụng công nghệ thông tin.
Chứng chỉ được công nhận trên toàn quốc và có thời hạn sử dụng vĩnh viễn.
Đây là loại chứng chỉ mới nhất thay thế cho các chứng chỉ Tin học theo mẫu cũ trước đây. Chứng chỉ được Bộ GD và ĐT chia ra thành hai cấp độ: Chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản và Chứng chỉ Ứng dụng CNTT nâng cao.
Tại Việt Nam, đây là loại chứng chỉ Tin học phổ biến nhất bởi đây là điều kiện bắt buộc tối thiểu để xét tốt nghiệp ĐH/CĐ ở một số trường, hoàn thiện hồ sơ, thăng tiến và nâng lương trong tương lai.
Chứng chỉ MOS
Chứng chỉ Tin học MOS là bằng tin học được sử dụng phổ biến nhất trên toàn cầu. MOS là viết tắt của Microsoft Office Specialist, đây là chứng chỉ xác nhận khả năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office.
Bài thi được thực hiện trực tuyến, xây dựng với 25 ngôn ngữ. Bài thi được chia ra 3 cấp độ để đánh giá năng lực sử dụng của mỗi người: Specialist, Expert, và Master.
Khi sở hữu tấm bằng Tin học quốc tế MOS, các bạn sẽ có lợi thế khi xin việc, cơ hội việc làm rộng mở, hiệu quả công việc luôn đạt ở mức cao, v.v.
Thời hạn bằng Tin học MOS là vĩnh viễn.
Đọc thêm: Top Các Chứng Chỉ Tiếng Nhật Phổ Biến & Có Giá Trị
Chứng chỉ IC3
Chứng chỉ tin học IC3 được viết tắt bởi Digital Literacy Certification là một chứng chỉ Tin học quốc tế uy tín và có tính ứng dụng cao tương tự chứng chỉ MOS.
IC3 tập trung vào việc giúp người thi nhận biết và hiểu cơ bản về phần mềm và sử dụng mạng internet.
Chứng chỉ được sáng tạo ra bởi Tổ chức tin học quốc tế Certiport. IC3 bao gồm hai phiên bản là IC3 GS3 và IC3 GS4.
Hiện tại kỳ thi đang được triển khai trên 140 quốc gia và khả dụng với 25 ngôn ngữ khác nhau. Người thi có thể lựa chọn thi bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Thời gian sử dụng chứng chỉ IC3 là vô thời hạn.
Cũng tương tự các chứng chỉ tin học khác, người đạt bằng IC3 sẽ có nhiều cơ hội việc làm hơn, nâng cao kiến thức về tin học văn phòng và máy tính, gia tăng hiệu quả công việc, lợi thế khi đi xin việc.
Tạm kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản về tin học văn phòng và các loại chứng chỉ Tin học phổ biến mà Glints muốn chia sẻ tới bạn. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn sâu hơn về lợi ích, vai trò của tin học văn phòng trong kỷ nguyên công nghệ 4.0.
Nếu bạn bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng để lại bình luận để được Glints giải đáp chi tiết nhé.
Tác Giả
