Trong hoạt động mua bán hàng ngày của doanh nghiệp hoặc cá nhân, chúng ta sẽ thường có những khoản nợ chưa thể trả ngay lập tức và cần khất lại cho tháng sau, tuần sau. Những khoản nợ đó có tên gọi riêng và luôn đi kèm với bảng đối chiếu công nợ.
Vậy bảng đối chiếu công nợ là gì? Và thông tin xung quanh nó như thế nào? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để bổ sung thông tin cụ thể về vấn đề này.
Khái quát về biên bản đối chiếu công nợ bạn cần biết
1. Đối chiếu công nợ là gì?
Trong quá trình buôn bán sản phẩm và trao đổi hàng hoá sẽ xuất hiện các khoản thanh toán trong kỳ cho cá nhân, doanh nghiệp nhưng chưa thể trả ngay lập tức mà được nợ lại cho đến kì sau thì được gọi là công nợ.
Hoạt động đối chiếu công nợ trên thực tế là việc đối chiếu những con số trên sổ sách với trên hợp đồng, đảm bảo tính xác thực và chính xác của khoản công nợ.
Có hai loại công nợ: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Công nợ phải thu là những khoản tiền bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được trả tiền ngay.
- Công nợ phải trả là khoản tiền của doanh nghiệp hay cá nhân phải trả cho việc mua bán các dịch vụ, hàng hóa nhưng chưa được thanh toán trước đó.
2. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ là giấy tờ ghi lại quá trình doanh nghiệp đối chiếu những con số công nợ trên sổ sách với hợp đồng.
Đặc biệt kèm theo những chứng cứ được xác thực của hai bên liên quan làm bằng chứng cho sự chính xác của các con số trong sổ sách.
Biên bản đối chiếu công nợ rất quan trọng, là căn cứ để chứng minh, kiểm tra việc thanh toán công nợ giữa các bên liên quan.
3. Mục đích lập bảng đối chiếu công nợ
Bảng đối chiếu công nợ được lập ra để kiểm tra tình trạng thanh toán công nợ giữa bên bán và bên mua, là giấy tờ quan trọng khi quyết toán thuế.
Bảng đối chiếu này còn giúp kiểm soát được tình hình thanh toán của doanh nghiệp mình hoặc theo dõi quá trình trả nợ của khách hàng.
Yêu cầu đối với bảng đối chiếu công nợ bạn nên biết
Biên bản đối chiếu công nợ không chỉ có giá trị trong quá trình thanh toán mà sau khi quá trình ấy kết thúc cũng cần lập ra bản thanh lý hợp đồng.
Không cần đi quá sâu ta cũng có thể hiểu bảng đối chiếu công nợ có tầm quan trọng như thế nào. Không có nó doanh nghiệp hay người trả nợ cũng thật khó theo dõi tiến trình trả công nợ, đồng thời dễ xảy ra tranh chấp giữa hai bên.
Bởi vậy, bảng đối chiếu công nợ có những yêu cầu cần thiết để tránh xảy ra sai sót đáng tiếc:
- Ghi rõ ràng tên công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân của cả hai bên
- Có số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp
- Ghi địa điểm và thời gian lập bản đối chiếu công nợ
- Có đầy đủ những giấy tờ liên quan đến chứng từ, căn cứ của khoản công nợ
- Điền thông tin đầy đủ của cả hai bên mua và bán
- Ghi chính xác và chi tiết về số liệu công nợ
- Kết luận cuối cùng về công nợ (Nếu khoản tiền này không được trả đúng hạn vẫn cần ghi thông tin ngày, tháng và hạn trả đầy đủ)
- Có đầy đủ chữ ký và con dấu của cả hai bên.
Một lưu ý nhỏ dành cho người lập bảng đối chiếu công nợ là thông tin cần được điền chính xác và theo quy định của pháp luật. Tránh sự sai sót sẽ gây nên những hậu quả khôn lường.
Nên nhớ rằng bảng đối chiếu công nợ dù chi tiết và đầy đủ đến đâu nhưng nếu thiếu đi chữ ký và con dấu của hai bên mua – bán sẽ mất đi hoàn toàn hiệu lực.
Nguyên tắc và các bước đối chiếu công nợ
Bởi bảng đối chiếu công nợ rất quan trọng cho nên đáp ứng những yêu cầu được đưa ra là chưa đủ.
Để đàm bảo tính chính xác và hạn chế sai sót, khi làm bảng đối chiếu cần tuân theo những nguyên tắc và các bước sau đây:
1. Nguyên tắc cần đảm bảo khi đối chiếu công nợ
Những nguyên tắc được đưa ra chủ yếu dựa trên những quy định của pháp luật và sự đảm bảo tính chính xác, tầm quan trọng của bảng đối chiếu công nợ.
- Đáp ứng các điều kiện của chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật
- Nội dung tuân theo pháp luật và không làm trái với các giá trị đạo đức xã hội
- Các nguyên tắc được đưa ra dựa trên sự tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau
- Cần có văn bản chứng minh việc lập đối chiếu công nợ hoặc các hình thức khác được pháp luật chấp nhận
2. Quy trình các bước đối chiếu công nợ
Người theo dõi công nợ được gọi là kế toán công nợ cần thực hiện đầy đủ các bước sau để đảm bảo bảng đối chiếu công nợ có giá trị pháp lý:
- In đầy đủ các giấy chứng tờ gửi cho khách hàng: biên bản đối chiếu công nợ, thông báo công nợ/con số chi tiết công nợ phải thu hoặc phải trả
- Nếu như thông tin có sự chênh lệch hoặc sai số cần sửa lại cho chính xác
- Lưu lại bản đối chiếu công nợ với chữ ký và con dấu đầy đủ của các bên liên quan
5 Mẫu đối chiếu công nợ với khách hàng
1. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ cần có bảng ghi giá cả đầy đủ và rõ ràng số tiền cần phải thanh toán.
| CÔNG TY …………. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc —————— |
| ………., ngày…tháng…năm…. |
– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên.
Hôm nay, ngày…. tháng……năm…. Tại văn phòng Công ty …………, chúng tôi gồm có:
1. Bên A (Bên mua): ……………………………………………………………………………………
– Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………
– Điện thoại: …………………………………………………….. Fax: ………………………………..
– Đại diện: ………………………………………….. Chức vụ: ………………………………………
2. Bên B (Bên bán): ……………………………………………………………………………………
– Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………..
– Điện thoại: …………………………………………………….. Fax: ……………………………….
– Đại diện: ………………………………………….. Chức vụ: ……………………………………..
Cùng nhau đối chiếu khối lượng và giá trị cụ thể như sau:
1. Công nợ đầu kỳ: … đồng
2. Số phát sinh trong kỳ:
| STT | Tên sản phẩm | Đơn vị Tính | Sốlượng | Đơn giá | Thành tiền |
| Tổng cộng |
3. Số tiền bên A đã thanh toán: 0 đồng
4. Kết luận: Tính đến ngày ………………. bên A phải thanh toán cho bên B số tiền là: …………..
– Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà bên B không nhận được phản hồi từ quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
2. Mẫu biên bản xác nhận công nợ
Biên bản này xác nhận tính chính xác của các khoản công nợ, đồng thời có thông tin cụ thể về hạn trả nợ dành cho những khoản tiền này.
| CÔNG TY……………. Số: 01/20XX/XN-CN |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———***——— ……….., ngày … tháng … năm 2…. |
– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên;
– Căn cứ …………………………..…..
Hôm nay, ngày .. tháng … năm 2…… tại trụ sở ……………, chúng tôi gồm có:
BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY …………..
Địa chỉ:…………………………….
MST: ……………………
Đại diện: Ông ………………… Chức vụ:………………..
Điện thoại: ……………………. Fax: ………………………………..
BÊN BÁN (BÊN B): CÔNG TY ……………………………
Địa chỉ:………………………………….
MST: …………………
Đại diện: Bà …………….Chức vụ: ………………………………………
Điện thoại: ……………………… Fax: ………………………………..
Cùng nhau xác nhận – đối chiếu công nợ tính từ ngày 01/01/20xx đến ngày 05/03/20xx, như sau:
I – Đối chiếu – Xác nhận công nợ:
| STT | Diễn giải | Số tiền |
| 1 | Số dư đầu kỳ | |
| 2 | Số phát sinh tăng trong kỳ | |
| 3 | Số phát sinh giảm trong kỳ | |
| 4 | Số dư cuối kỳ |
II – Giải trình chi tiết công nợ:
| Hợp Đồng số | Hóa đơn số | Ngày hóa đơn | Công nợ Phát sinh tăng | Đã thanh toán | Ngày thanh toán | Số còn phải thanh toán |
III. Kết luận: Tính đến ngày………… Công ty……………còn phải thanh toán cho bên Công ty…………….số tiền là:…………….(Bằng chữ:…………….).
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty………….không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
3. Mẫu biên bản bàn giao công nợ
Biên bản bàn giao được in ra nhiều bản chia cho 2 bên bán và mua nhằm mục đích xác thực số tiền đã được trả cho khoản công nợ.
| CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc —————— ………., ngày…tháng…năm…. |
A. ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO
1. Ông/bà:……………………….Chức vụ:……………………………………..
2. Ông/bà:……………………….Chức vụ:……………………………………..
3. Ông/bà:……………………….Chức vụ:……………………………………..
B. NGƯỜI BÀN GIAO
Ông/bà:……………………….Chức vụ:……………………………………..
Đã cùng tiến hành bàn giao công nợ với nội dung như sau:
| STT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Ghi chú |
Biên bản bàn giao kết thúc vào hồi …. giờ ….. cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí với nội dung bàn giao trên.
Biên bản bàn giao này được lập thành … bản có giá trị pháp lý như nhau, người bàn giao giữ 01 bản, người nhận bàn giao giữ 01 bản, công ty ………… giữ 01 bản.
4. Mẫu biên bản đối trừ công nợ
Mẫu biên bản đối trừ công nợ có hai loại:
- Mẫu biên bản đối trừ công nợ (1 bên)
| CÔNG TY ………………….. Số: 01/20XX/ĐT-KT |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———***——— ….., ngày … tháng …. năm 20….. |
– Căn cứ vào yêu cầu thực tế của hai bên;
Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…, tại văn phòng Công ty ………………, đại diện hai bên Công ty chúng tôi gồm có:
BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY …………..
Địa chỉ:…………………………….
MST: ……………………
Đại diện: Ông ………………… Chức vụ:………………..
Điện thoại: ……………………. Fax: ………………………………..
BÊN BÁN (BÊN B): CÔNG TY ……………………………
Địa chỉ:………………………………….
MST: …………………
Đại diện: Bà …………….Chức vụ: ………………………………………
Điện thoại: ……………………… Fax: ………………………………..
Cùng nhau xác nhận – đối chiếu công nợ tính từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20…, như sau:
| STT | Diễn giải | Số tiền |
| 1 | Số dư đầu kỳ | |
| 2 | Số phát sinh tăng trong kỳ | |
| 3 | Số phát sinh giảm trong kỳ | |
| 4 | Số dư cuối kỳ |
Chi tiết:
I – Công Nợ Phát Sinh Tăng:
| Hợp Đồng số | Hóa đơn số | Ngày hóa đơn | Mặt Hàng | Số Lượng(chiếc) | Số tiền phải thanh toán | Đã thanh toán |
| Tổng Cộng |
II – Công Nợ Phát Sinh Giảm:
Theo Hợp đồng mua bán số: …/20…./HDMB đã ký kết ngày … tháng …. năm 20… thì: “Nếu Công ty………………..thanh toán tiền mua tủ tài liệu trước ngày …/…/20… sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 5% trên tổng số tiền phải thanh toán. Tương đương với…………..(năm triệu đồng)
III. Đối Trừ Công Nợ:
Hai bên đồng ý cấn trừ công nhợ như sau:
Số tiền chiết khấu thanh toán………….sẽ được bù trừ vào số tiền còn phải thanh toán khi bên mua thanh toán cho bên bán.
IV. Số Tiền Còn Phải Thanh Toán:………………
(Bằng chữ:……………………/.).
V. Kết luận: Bên Mua – Công ty ……………….. còn phải thanh toán cho bên Công ty ……………số tiền là: ………………….vào ngày ……………………
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty…… không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
| Đại Diện Bên Mua | Đại Diện Bên Bán |
- Mẫu biên bản đối trừ công nợ (2 bên)
| CÔNG TY ……………………. Số: 01/20XX/XN-CN |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———***——— ….., ngày … tháng … năm 20… |
– Căn cứ vào các biên bản giao nhận hàng hóa.
– Căn cứ vào chứng từ thanh toán mà các bên đã thực hiện.
Hôm nay, ngày 31 tháng 01 năm 20xx, tại văn phòng Công ty ……………., đại diện hai bên Công ty chúng tôi gồm có:
BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY …………..
Địa chỉ:…………………………….
MST: ……………………
Đại diện: Ông ………………… Chức vụ:………………..
Điện thoại: ……………………. Fax: ………………………………..
BÊN BÁN (BÊN B): CÔNG TY ……………………………
Địa chỉ:………………………………….
MST: …………………
Đại diện: Bà …………….Chức vụ: ………………………………………
Điện thoại: ……………………… Fax: ………………………………..
Cùng nhau xác nhận – đối chiếu công nợ tính từ ngày 02/01/20xx đến ngày 31/01/20xx, như sau:
I – Đối chiếu – Xác nhận công nợ:
1. Bên A bán hàng cho bên B:
| STT | Diễn giải | Số tiền |
| 1 | Số dư đầu kỳ | |
| 2 | Số phát sinh công nợ phải thu trong kỳ | |
| 3 | Số phát sinh đã thu trong kỳ | |
| 4 | Số còn phải thu cuối kỳ |
2. Bên B bán hàng cho bên A:
| STT | Diễn giải | Số tiền |
| 1 | Số dư đầu kỳ | 0 |
| 2 | Số phát sinh công nợ phải thu trong kỳ | |
| 3 | Số phát sinh đã thu trong kỳ | |
| 4 | Số còn phải thu cuối kỳ |
II. Bù trừ công nợ 2 bên:
Sau khi bàn bạc cả 2 bên bên cùng thống nhất và thoả thuận đồng ý cấn trừ khoản nợ như sau:
Phải thu
Phải trả
| Đối tượng | Số còn thu | Số còn phải trả | Cấn trừ | Tình trạng |
| Bên A | ||||
| Bên B |
III. Kết luận: Tính đến ngày 31/01/20xx bên B còn phải trả cho bên A là:…………. (Hai mươi triệu đồng)
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.
| Đại Diện Bên Mua | Đại Diện Bên Bán |
Những sai sót thường gặp phải trong bảng đối chiếu công nợ
Lập bảng đối chiếu công nợ tương đối khó bởi nhiều số liệu và cần so sánh một cách cẩn thận, chính xác. Bởi vậy trong quá trình làm việc, thật khó tránh khỏi những sai sót.
Dưới đây là những vấn đề thường bị mắc phải, các bạn nên lưu ý để kiểm tra và tránh bỏ sót nhưng sai lầm.
- Không có biên bản đối chiếu công nợ cuối năm theo quy định
- Tỉ lệ phản hồi thấp từ khách hàng sau khi nhận được thư xác nhận dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình xác định công nợ
- Số liệu trên hợp đồng và thực tế có sự khác biệt không rõ nguyên nhân hoặc được ghi chép không rõ ràng
- Xảy ra tranh chấp giữa các điều khoản không rõ ràng trong biên bản
Kết luận
Trên đây là những thông tin quan trọng nhất dành cho việc lập bảng đối chiếu công nợ.
Hi vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp cho bạn và doanh nghiệp của mình tránh khỏi những sai sót không đáng có trong quá trình lập biên bản.
Chúc bạn mau thành công với công việc hiện tại của mình!
