Bí kíp thành công

5 bí quyết lãnh đạo trong môi trường Hybrid working

Trước khi đại dịch lan rộng trên phạm vi toàn cầu, những người làm việc từ xa bày tỏ sự thất vọng khi phải tham gia các cuộc gọi hội nghị (conference calls) mà 80% người tham dự ở trong cùng một căn phòng, trong khi họ nằm trong số 20% gọi đến từ những địa điểm khác. Nhóm 20% này báo cáo rằng họ cảm thấy mình giống như những người ngoài cuộc: khó lắng nghe, khó thu hút sự chú ý và khó thấu hiểu được người khác cũng như khó đóng góp vào cuộc thảo luận.

Đối với nhiều người trong số đó, đại dịch mang đến sự cân bằng: Mọi người đều gọi từ một nơi nào đó, và do đó, trải nghiệm cuộc họp đột nhiên trở nên dễ hòa nhập hơn.

Với mức độ làm việc nhóm trong không gian ảo bùng nổ nhanh chóng, giờ làm việc linh hoạt hơn và thời gian đi lại ít hơn, không có gì lạ khi năng suất toàn cầu đã tăng lên đáng kể trong thời kỳ đại dịch. Mặc dù vậy, một số cá nhân và các tổ chức ít nhiều phải đánh đổi để có thể đạt được những lợi ích này.

Giờ đây, khi chúng ta đã dần quen với trạng thái “bình thường mới” sau đại dịch, các nhà lãnh đạo đang phải đối mặt với thực tế mới là dẫn dắt một lực lượng lao động trong môi trường hybrid working. Mặc dù không có mô hình chung cho tất cả lực lượng lao động hoặc nhóm kết hợp, nhưng thuật ngữ này thường đề cập đến bối cảnh mà một số nhân viên làm việc từ xa, một số khác làm việc tại chỗ và những người khác làm việc kết hợp cả hai.

Mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức đều có thời gian biểu riêng về thời điểm, cách thức hoặc liệu có nên quay lại làm việc trực tiếp hay không. Và trên quy mô rộng hơn, nhiều tổ chức mong muốn trở lại hoạt động bình thường, nhưng vẫn muốn duy trì mức tăng năng suất và ngăn chặn làn sóng kiệt sức lan rộng.

Hybrid working – Chuyển đổi sang mô hình lao động mới sau new normal

Mặc dù việc chuyển sang làm việc trực tuyến được thúc đẩy bởi các biện pháp khẩn cấp làm việc tại nhà vào năm 2020, song các kế hoạch cho mô hình lực lượng lao động kết hợp mới hiện đang trở nên ít phản đối hơn và có suy xét hơn.

Chưa có điều gì thật sự rõ ràng, nhưng có một điều chắc chắn: Bối cảnh làm việc sau đại dịch sẽ khác đi.

Theo một nghiên cứu gần đây từ Lattice, cứ 4 công ty thì có gần 1 công ty cho biết họ mong muốn duy trì 90–100% lực lượng lao động làm việc từ xa vào năm 2023. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng hybrid working là lựa chọn yêu thích mới của lực lượng lao động. Về thời lượng tương tác giữa người quản lý và nhân viên, các công ty có 90% lực lượng lao động làm việc từ xa báo cáo có mức độ hài lòng tương đương như những công ty chỉ có 10% lực lượng lao động làm việc từ xa.

Tuy nhiên, cách làm việc mới này có thể là một thách thức — đặc biệt là ở giai đoạn đầu.

Các nhà lãnh đạo phải cân bằng các nhu cầu khác nhau của nhân viên với mong muốn tiếp tục làm việc hiệu quả và hợp tác. Một số thành viên trong nhóm có thể muốn quay lại văn phòng, nhưng nhiều người khác muốn tiếp tục làm việc tại nhà.

Trên thực tế, theo một cuộc khảo sát năm 2021, phần lớn nhân viên cho rằng họ muốn duy trì các lựa chọn làm việc từ xa và linh hoạt. 64% muốn làm việc lâu dài tại nhà hơn là tăng lương 30 nghìn đô la.

Đó là lý do tại sao các chính sách về hybrid working và mức độ hiệu quả mà các nhà quản lý có thể lãnh đạo các nhóm kết hợp và môi trường ảo sẽ là điểm mấu chốt trong việc thu hút và giữ chân nhân tài ở nhiều ngành nghề trong tương lai.

Mô hình lãnh đạo trong môi trường hybrid working – 5 lời khuyên cho nhà quản lý

Sự thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến các nhà quản lý và năng lực lãnh đạo như thế nào?

Lãnh đạo một nhóm làm việc kết hợp đòi hỏi khả năng thích ứng với thay đổi và cởi mở với thử nghiệm. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy các kỹ năng lãnh đạo cần thiết nhất vào năm 2023 là thu hút và phát triển nhân tài, dẫn dắt và hỗ trợ các sáng kiến thay đổi, thiết lập các mục tiêu và ưu tiên cũng như tạo cảm giác hòa nhập và gắn bó.

Trong bối cảnh mới và luôn thay đổi này, chúng tôi tin rằng các nhà lãnh đạo sẽ thành công nhất khi họ kết hợp 5 bước sau vào chiến lược của mình.

  1. Thừa nhận những điểm mới và khác biệt về lãnh đạo trong bối cảnh làm việc kết hợp

Các nhà quản lý nên bắt đầu bằng cách nhận thức những gì đã thay đổi và trấn an mọi người rằng cho dù họ đang làm việc trực tiếp, từ xa hay kết hợp, sự lựa chọn của họ không bị giới hạn về vị trí và những đóng góp của họ đều được đánh giá cao. Họ cũng phải tiên phong hợp tác nhóm hiệu quả trong bối cảnh công việc kết hợp.

Bây giờ, văn hóa doanh nghiệp quan trọng hơn bao giờ hết. Trong nghiên cứu được đề cập ở trên, thách thức chính đối với lực lượng lao động từ xa và hỗn hợp không phải là năng suất — mà là sự gắn kết của nhân viên và văn hóa tổ chức.

Vì vậy, các nhà lãnh đạo nên xem xét để tạo ra một môi trường làm việc an toàn về mặt tâm lý, nơi mọi người có thể cởi mở về những điều không chắc chắn, bày tỏ sự thất vọng, đồng thời chia sẻ những e ngại và mối quan tâm với nhau.

Và các tổ chức nên đảm bảo các thành viên trong nhóm có những kỹ năng cần thiết để tổ chức các cuộc trò chuyện thẳng thắn với nhau, bất kể họ ở đâu. Nó đòi hỏi sự trung thực và can đảm để phát triển văn hóa huấn luyện trong công ty. Song, điều này sẽ giúp thúc đẩy các giải pháp sáng tạo hơn, nâng cao tinh thần và cải thiện năng suất. (Điều này cũng cần thiết để xây dựng văn hóa tổ chức mạnh mẽ khi một số người trong tổ chức của bạn làm việc từ xa.)

  1. Thúc đẩy sự hòa nhập và hiểu biết chung giữa các thành viên làm việc kết hợp

Tiếp tục duy trì hoặc thiết lập các phương pháp lãnh đạo toàn diện mới cho những hoạt động như trò chuyện nhóm hoặc cuộc gọi nhóm. Vào năm 2020, khi đại dịch bắt đầu bùng phát và mọi người đều làm việc tại nhà, nhiều người đã gặp khó khăn để xoay sở với những thách thức khi tham gia các cuộc họp trực tuyến — điều mà những người làm việc từ xa vốn đã biết quá rõ.

Trong bối cảnh hiện nay, hãy ghi nhớ những bài học kinh nghiệm đó để đảm bảo các cuộc họp vẫn giữ tính hòa nhập. Nếu không có chủ ý và các quy trình được xác định rõ ràng, những người quay lại làm việc tại văn phòng có thể dễ dàng quay lại thói quen cũ, vô tình loại trừ hoặc bỏ qua những đồng nghiệp đang làm việc bên ngoài.

Ngoài ra, hãy dành thời gian để giúp lực lượng lao động kết hợp mới của bạn phát triển bản sắc bằng cách xây dựng một tập hợp các tiêu chuẩn và kỳ vọng chung của nhóm. Mọi người nên hiểu mục đích và mục tiêu của nhóm, quy trình làm việc, tần suất họp và cách thức đưa ra quyết định. Hãy xem xét các câu hỏi sau:

  • Nếu các cá nhân dự định làm việc bán thời gian từ xa và bán thời gian trực tiếp, họ sẽ đến văn phòng vào ngày nào?
  • Làm thế nào các cuộc họp nhóm có thể đáp ứng nhu cầu và tận dụng sự đóng góp của cả những người tham gia trực tiếp và từ xa một cách hiệu quả?
  • Các công cụ giao tiếp và nền tảng công nghệ sẽ được sử dụng như thế nào để hỗ trợ các mục tiêu và thành phẩm của nhóm?

Giải quyết những câu hỏi này cho phép các nhà quản lý và người sử dụng lao động thúc đẩy sự hòa nhập và kết nối giữa các thành viên trong lực lượng lao động kết hợp. Và việc đồng ý về việc sử dụng các công cụ và nền tảng công nghệ có thể giúp các cá nhân ở xa cảm thấy bớt tách biệt hơn và đảm bảo nhu cầu của mọi người được đáp ứng. Các nhà lãnh đạo của các đội nhóm hiệu suất cao cho phép tất cả các thành viên của họ tham gia đầy đủ, bất kể họ ở đâu.

  1. Trau dồi tư duy học hỏi nhanh nhẹn và tập trung vào mức độ hài lòng

Đây là thực tế của việc lãnh đạo trong một môi trường làm việc hỗn hợp: Các kế hoạch sẽ thay đổi. Mọi thứ sẽ thay đổi.

Đó là lý do tại sao việc học hỏi sự linh hoạt, hoặc khả năng thích ứng và phát triển trong các tình huống mới, là điều cốt yếu đối với thành công của doanh nghiệp trong xu hướng làm việc kết hợp. Các lãnh đạo nên sắp xếp thời gian vài tuần một lần để trò chuyện với các thành viên trong đội ngũ về những gì hiệu quả và những gì chưa hiệu quả. Ngoài ra, họ nên kết nối với các lãnh đạo khác của các nhóm kết hợp trong toàn tổ chức của bạn để thảo luận về những thành công và thách thức.

Trong xu thế này, sự kiên cường hay tính kiên tâm trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, vì tình trạng kiệt sức tiếp tục là một vấn đề đáng lưu tâm. Lãnh đạo trong một môi trường làm việc hỗn hợp đòi hỏi phải nêu gương ưu tiên sức khỏe thể chất và tinh thần cũng như hạnh phúc. Bất cứ khi nào có thể:

  • Nuôi dưỡng các mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp;
  • Ưu tiên tập luyện và ngủ đủ giấc mỗi đêm;
  • Dành thời gian cho chánh niệm;
  • Tôn trọng thời gian riêng tư và tránh liên lạc với nhân viên trong giờ nghỉ.

  1. Hãy chú ý đến phương hướng, sự liên kết và cam kết (DAC)

Lãnh đạo là một quá trình mang tính cộng đồng. Khi nó hoạt động tốt, các cá nhân hợp tác để đạt được kết quả mà họ sẽ không bao giờ đạt được như khi làm việc một mình. Mô hình lãnh đạo DAC cũng có thể giúp bạn đánh giá mức độ thành công của mô hình lực lượng lao động kết hợp mới:

  • Khi nhìn xung quanh, bạn có cảm nhận được định hướng chắc chắn không? Nói cách khác, các thành viên trong nhóm có đồng ý về các mục tiêu và chiến lược chung của nhóm không?
  • Hãy tự hỏi xem nhóm của bạn có tính thống nhất hay không — liệu các thành viên với các nhiệm vụ và vai trò khác nhau có đang phối hợp với nhau trong công việc hay không.
  • Cuối cùng, có cam kết, hoặc trách nhiệm chung cho nhóm không? Khi các nhóm có cam kết mạnh mẽ, họ cảm thấy có trách nhiệm đối với sự thành công và hạnh phúc của đội nhóm và doanh nghiệp. Có mức độ tin cậy và an toàn tâm lý cao.

So sánh các mức DAC hiện tại trong lực lượng lao động hỗn hợp của bạn với thời điểm trước đại dịch. Các tổ chức và doanh nghiệp chuyển sang chế độ làm việc kết hợp có mức DAC ổn định hoặc cải thiện nên coi đó là dấu hiệu cho thấy mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp. Mặt khác, nếu DAC đã giảm, hãy nhận ra rằng các tương tác được chia sẻ trong nhóm không phải là những gì họ nên làm.

Hãy nhớ rằng DAC không ngừng phát triển, tương tự như mô hình làm việc kết hợp. Khi bạn khám phá ra những gì hoạt động tốt nhất cho tổ chức của mình, bạn sẽ gặp phải những trở ngại trên đường đi. Điều quan trọng nhất mà các nhà lãnh đạo có thể làm là giữ vững lập trường bằng cách chấp nhận sự thay đổi và coi những thách thức là cơ hội học hỏi.

  1. Tập trung vào việc mở rộng ranh giới — trong các nhóm kết hợp và trong toàn bộ lực lượng lao động kết hợp của tổ chức

Vào một ngày điển hình tại nơi làm việc, các nhà lãnh đạo phải cộng tác xuyên biên giới trong tổ chức. Họ hợp tác với các đồng nghiệp ở các bộ phận và cấp bậc khác nhau; họ làm việc với các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp; họ tập hợp các nhóm đa dạng. Họ cũng vượt qua các ranh giới địa lý bằng cách quản lý nhân viên từ xa — một trong những lĩnh vực trọng tâm quan trọng nhất khi một số thành viên trong nhóm làm việc tại chỗ và những người khác làm việc từ xa.

Khi xây dựng lực lượng lao động hỗn hợp cho tổ chức, hãy suy nghĩ có ý thức về mạng lưới nhóm độc lập trong tổ chức. Tự hỏi bản thân minh:

  • Nhóm của tôi kết nối với các nhóm khác ở bên ngoài như thế nào?
  • Làm thế nào để các thành viên trong nhóm của tôi và tôi tương tác tốt nhất với các nhóm đó?
  • Nhóm của tôi hiện đang mở rộng ranh giới như thế nào?
  • Làm cách nào chúng ta có thể thúc đẩy sự tương tác, trò chuyện tốt hơn và cộng tác hiệu quả giữa các bộ phận trong môi trường làm việc hỗn hợp?

Mặc dù một đội ngũ làm việc kết hợp có thể tạo nên những thách thức mới để hợp tác và điều hướng xuyên qua các ranh giới, nhưng các giải pháp cho những thách thức kinh doanh cấp bách nhất hiện nay thường được tìm thấy ở điểm giao nhau của nhiều ranh giới. Khi các thành viên trong lực lượng lao động kết hợp nhận thấy các nhà lãnh đạo điều chỉnh lại, thích nghi và đón nhận tương lai với tư duy hợp tác và linh hoạt, họ có thể sẽ làm tương tự như vậy.

Có thể bạn quan tâm:

Tham khảo

How to Approach Leadership in a Hybrid Work Environment. https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/how-leaders-should-approach-todays-new-hybrid-workforce/.