Chuyển đổi quy trình kinh doanh: Phân tích tổng quan

Cách đo lường tác động của quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh

Đo lường tác động của việc chuyển đổi quy trình kinh doanh là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả đạt được. Một số phương pháp có thể được sử dụng để đo lường tác động này bao gồm:

• Các chu kỳ PDCA: Phương pháp Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động (PDCA) đưa ra một quy trình lặp đi lặp lại và có hệ thống để liên tục theo dõi và cải tiến quy trình.
• Mô hình ROI: Mô hình Lợi tức đầu tư (ROI) cung cấp đánh giá định lượng và tài chính, so sánh lợi ích chuyển đổi với chi phí liên quan.
• Đánh giá nhu cầu: Tiến hành đánh giá nhu cầu cho phép đánh giá định tính và theo ngữ cảnh, phân tích sự hài lòng và cải thiện do chuyển đổi.

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và chỉ số thành công thường được sử dụng để theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình chuyển đổi có thể kể đến như:

• Sự hài lòng của khách hàng: Đo lường thông qua khảo sát, xếp hạng và giới thiệu, cho biết các quy trình mới mang lại giá trị cho khách hàng như thế nào.
• Sự gắn kết của nhân viên: Được đánh giá thông qua khảo sát, phản hồi và duy trì, nói lên mức độ cam kết và động lực làm việc chung giữa các nhân viên.
• Hiệu quả hoạt động: Được đo lường bằng các yếu tố như thời gian chu kỳ, tỷ lệ sai sót và mức sử dụng, cho biết các tài nguyên được tối ưu hóa tốt như thế nào.
• Hiệu suất tài chính: Được đánh giá bằng các số liệu như tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí và lợi tức đầu tư, qua đó đo lường khả năng sinh lời và tạo ra giá trị được cải thiện.

Các bước chính để chuyển đổi quy trình kinh doanh thành công

Một chiến lược chuyển đổi thành công đòi hỏi nhiều thành tố quan trọng khác nhau – từ cam kết của cấp lãnh đạo, quản lý thay đổi, sự tham gia của các bên liên quan, phân tích quy trình, giao tiếp rõ ràng, hợp tác liên chức năng, cơ chế quản trị mạnh mẽ, v.v…

Sau đây là một số bí quyết nhằm đảm bảo thành công của quá trình này.

1. Đi sâu vào phân tích quy trình kinh doanh

Đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo nhận thức toàn diện về quy trình kinh doanh – thông qua hệ thống tài liệu, lập bản đồ và đo lường. Việc phân tích sẽ góp phần xác định nhu cầu, phạm vi, trạng thái hiện tại và hiệu suất của chuyển đổi. Bằng cách vạch ra các điểm khó khăn, tắc nghẽn và cơ hội cải tiến, việc đặt nền tảng cho sự thay đổi hiệu quả sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

2. Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn rõ ràng

Trước khi bắt tay vào cải tiến, cần xác định rõ mục đích và kết quả mong đợi của việc chuyển đổi. Việc điều chỉnh các nỗ lực nâng cao quy trình phù hợp với chiến lược và tầm nhìn kinh doanh là rất quan trọng. Đặt các số liệu và chỉ số cụ thể để đo lường tiến độ và kết quả, thiết lập cơ sở đánh giá các tiến bộ đạt được.

3. Xác định các lỗ hổng và tận dụng cơ hội để cải tiến và tự động hóa

Dựa trên phân tích quy trình kinh doanh và các mục tiêu đã xác định, doanh nghiệp cần chỉ ra chính xác các khía cạnh trong quy trình có thể được nâng cao hiệu quả và áp dụng tự động hóa. Sử dụng các kỹ thuật như phân tích lỗ hổng, phân tích nguyên nhân gốc rễ hoặc phân tích SWOT để xác định vấn đề/ cơ hội có thể tận dụng.

4. Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI)

Thiết lập các biện pháp định lượng cho phép đánh giá hiệu lực và hiệu quả của quá trình. Các KPI này sẽ đóng vai trò hỗ trợ theo dõi hiệu suất trước, trong và sau quá trình chuyển đổi – qua đó truyền tải giá trị và tác động của quá trình chuyển đổi tới các bên liên quan. Khi lựa chọn KPI, cần đảm bảo các yếu tố như tính liên quan (Relevant), cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), thực tế (Realistic) và có thời hạn (Time-bound).

5. Xây dựng lộ trình chuyển đổi

Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xây dựng một tài liệu toàn diện phác thảo kế hoạch và lịch trình thực hiện chuyển đổi. Ưu tiên và sắp xếp các hoạt động và nhiệm vụ trong khi phân bổ nguồn lực và trách nhiệm phù hợp. Lộ trình cần đảm bảo tính thực tế và có thể thích ứng, xem xét phạm vi, mức độ phức tạp và mức độ khẩn cấp của quá trình chuyển đổi.

Về thời lượng, toàn bộ thời gian chuyển đổi có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ phức tạp, quy mô và bối cảnh tổ chức. Nó có thể kéo dài vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào phạm vi và mức độ của nỗ lực chuyển đổi.

6. Chỉ định người đóng vai trò chính và thu hút các bên liên quan

Xác định và chỉ định cá nhân/ phòng ban chính chịu trách nhiệm quản lý và cải tiến các quy trình cụ thể. Thông thường, các sáng kiến chuyển đổi quy trình sẽ cần được điều phối bởi các giám đốc điều hành cấp cao, lãnh đạo doanh nghiệp hoặc những nhà lãnh đạo thay đổi được chỉ định – những cá nhân có tầm nhìn, sự nhạy bén chiến lược và tầm ảnh hưởng để thúc đẩy sự thay đổi trong toàn tổ chức.

Ngoài ra, cần thu hút các bên liên quan quan tâm hoặc có ảnh hưởng đến kết quả của quá trình chuyển đổi. Thường xuyên giao tiếp với họ, tìm kiếm phản hồi và thông tin đầu vào, để đảm bảo quá trình thực thi diễn ra suôn sẻ và nhận được sự ủng hộ rộng rãi hơn.

7. Truyền đạt hiệu quả các kế hoạch, thay đổi và quy trình mới

Giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh thành công. Các nhà lãnh đạo phải trình bày rõ ràng các kế hoạch, thay đổi, thủ tục và chính sách mới cho cá nhân chịu trách nhiệm chính, các bên liên quan, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và ban quản lý. Sử dụng đa dạng các kênh liên lạc như họp trực tiếp, email, bản tin, hội thảo trên web hoặc các buổi đào tạo – nhằm đảm bảo tính rõ ràng, nhất quán, kịp thời và minh bạch trong toàn bộ quá trình.

8. Thiết kế và tự động hóa các quy trình mới

Thực hiện các thay đổi và cải tiến bằng cách thiết kế và tự động hóa các quy trình làm việc mới. Sử dụng các công cụ và kỹ thuật như lập bản đồ quy trình, tạo nguyên mẫu (prototype), mô phỏng hoặc thử nghiệm để mang đến các quy trình mới hiệu quả hơn. Quá trình tự động hóa quy trình có thể tận dụng các công nghệ và nền tảng như phần mềm tự động hóa mã thấp, điện toán đám mây hoặc trí tuệ nhân tạo.

9. Đào tạo toàn diện về các quy trình mới

Với vai trò nhà lãnh đạo, công việc của bạn là trao quyền cho nhân viên thích nghi và phát triển khi áp dụng các quy trình mới – bằng cách cung cấp chương trình đào tạo (training) toàn diện. Đảm bảo họ hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và cách vận hành trong các quy trình công việc đã chuyển đổi. Cung cấp hỗ trợ, coaching và mentoring liên tục trong và sau quá trình chuyển đổi để nâng cao sự tự tin và năng lực.

10. Theo dõi và đánh giá kết quả

Cuối cùng, cần liên tục theo dõi hiệu suất của các quy trình mới để đánh giá hiệu quả đạt được. Sử dụng hệ thống KPI đã thiết lập để theo dõi tiến độ. Thu thập phản hồi từ cá nhân chịu trách nhiệm chính, các bên liên quan, nhân viên, khách hàng. Ngoài ra, hãy sử dụng các công cụ như khảo sát, kiểm tra hoặc báo cáo để hiểu rõ hơn và giải quyết mọi vấn đề hoặc thách thức mới nổi.

Đọc thêm: Lãnh đạo chuyển đổi (Transformational Leadership) – Phong cách quản lý của thời đại

Một số lưu ý khi thực hiện chuyển đổi quy trình kinh doanh

Chuyển đổi quy trình kinh doanh là một quá trình phức tạp – đòi hỏi phải lập kế hoạch và chi tiết trong khi thực hiện. Để đạt được thành công bền vững, sau đây là một số yếu tố quan trọng cần được xem xét cẩn thận:

1. Hiểu rõ nhu cầu và phạm vi chuyển đổi

Trước khi bắt đầu chuyển đổi quy trình, doanh nghiệp phải hiểu rõ về các động cơ thay đổi cơ bản. Việc xác định phạm vi của quá trình chuyển đổi liên quan đến việc xác định các quy trình, chức năng hoặc bộ phận liên quan – cũng như nhận thức mối liên hệ giữa từng thành tố này.

2. Đánh giá hiện trạng và hiệu suất

Các tổ chức phải chuẩn bị tài liệu, lập bản đồ và đo lường các quy trình hiện tại của họ = đồng thời xác định các điểm khó khăn, tắc nghẽn và các khía cạnh cần cải thiện. Đo điểm chuẩn (benchmarking) theo tiêu chuẩn ngành và thu thập phản hồi từ chủ sở hữu quy trình, các bên liên quan, nhân viên và khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thu thập nhiều thông tin chi tiết có giá trị.

3. Hình dung tình trạng và hiệu suất trong tương lai

Dựa trên phân tích nhu cầu, phạm vi và đánh giá các quy trình hiện tại của quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp có thể đạt mục tiêu cho tương lai và hiệu suất mong muốn. Việc nắm bắt các kỹ thuật sáng tạo và đổi mới như brainstorming, tạo mẫu (prototyping), mô phỏng hoặc thử nghiệm có ý nghĩa rất quan trọng để phát triển các quy trình công việc mới.

4. Phân bổ nguồn lực và sự tham gia của các bên liên quan

Quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh thành công đòi hỏi phải có đủ nguồn lực và sự tham gia tích cực của các bên liên quan. Ngoài ra, việc xác định và phân công vai trò – cũng như trách nhiệm cho chủ sở hữu quy trình và các bên liên quan sẽ thúc đẩy trách nhiệm giải trình (accountability). Giao tiếp thường xuyên và thu thập ý kiến phản hồi với các bên liên quan là rất cần thiết để nuôi dưỡng sự tham gia và gắn kết nội bộ.

5. Giảm thiểu rủi ro

Chuyển đổi trong kinh doanh vốn dĩ bao hàm trong đó vô số rủi ro và thách thức. Do đó, các tổ chức nên chủ động xác định các trục trặc kỹ thuật tiềm ẩn, vi phạm dữ liệu, sự phản đối của nhân viên, sự không hài lòng của khách hàng, các vấn đề tuân thủ quy định và các mối đe dọa cạnh tranh khác.

Xây dựng trước các kế hoạch dự phòng, thực hiện các cơ chế giám sát và kiểm soát chuyên sâu để giảm thiểu tác động của những rủi ro này trong suốt quá trình cải cách.

6. Đánh giá và cải tiến liên tục

Đánh giá và cải tiến liên tục là yêu cầu cần thiết để đảm bảo hiệu quả bền vững của các quy trình đã chuyển đổi. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đóng vai trò là thước đo để đo lường hiệu suất trước, trong và sau khi chuyển đổi. Thu thập phản hồi từ chủ sở hữu quy trình, các bên liên quan, nhân viên và khách hàng cung cấp những hiểu biết có giá trị. Sử dụng các công cụ như khảo sát, kiểm tra hoặc báo cáo cho phép đánh giá nghiêm ngặt. Các bài học kinh nghiệm và các phương pháp hay nhất cung cấp các khuyến nghị cải tiến và bền vững hơn nữa.

Đọc thêm: Quy trình 5S – Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

7. Nuôi dưỡng một nền văn hóa học tập

Để nuôi dưỡng văn hóa đổi mới và cải tiến liên tục, các tổ chức nên khuyến khích thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và học hỏi từ những thất bại. Việc thiết lập các cơ chế để sáng tạo ý tưởng, sự tham gia của nhân viên và chia sẻ kiến thức sẽ thúc đẩy sự đổi mới trong suốt hành trình chuyển đổi. Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, công nhận và khen thưởng sự đổi mới, đồng thời tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp, tất cả đều góp phần tạo ra một môi trường thuận lợi cho sự cải tiến liên tục.

Đọc thêm: Văn hóa coaching – Bí quyết phát triển doanh nghiệp bền vững