Lên kế hoạch ngân sách là bước quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp và là trách nhiệm của Giám đốc Tài chính. Nó đảm bảo nguồn tiền được sử dụng vào đúng mục đích và có kế hoạch. Việc lập kế hoạch cũng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh so với mục tiêu đã đề ra.
Mục đích của việc lập ngân sách trong hoạt động tài chính
Việc lập ngân sách giúp doanh nghiệp dự báo trước nguồn lực hiện có. Từ đó phân tích và lên kế hoạch thực hiện một cách hiệu quả. Ngoài ra, kế hoạch giúp Giám đốc Tài chính phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý và là thước đo để so sánh giữa kết quả thực hiện và kỳ vọng của doanh nghiệp.
Vai trò của việc lập ngân sách trong quản lý hiệu suất doanh nghiệp
Việc thiết lập ngân sách có vai trò quan trọng bởi nếu ngân sách không dựa trên chiến lược, nó có thể cản trở doanh nghiệp hướng đến mục tiêu mong đợi. Ngoài ra, quá trình lên ngân sách giúp công ty quản lý được hiệu suất làm việc của các nguồn lực. Thông qua đó, các ngân sách có thể được tạo lập và giám sát một cách hiệu quả.
Quy trình lập kế hoạch ngân sách cho hoạt động tài chính
Để lập kế hoạch ngân sách, các Giám đốc Tài chính phải số hóa thông tin dựa trên hoạt động bán hàng, tiếp thị, sản xuất sản phẩm…Việc lập kế hoạch dựa trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng giúp CFO dự báo được lãi lỗ cho những kỳ tiếp theo.
Bước 1: Tính toán doanh thu mong đợi
Đây là bước đầu tiên trong quy trình xây dựng ngân sách dự kiến cho năm tài khóa. Để lên được bước này, CFO thường dựa trên tình hình doanh số thực tế của năm trước làm cơ sở.
Bước 2: Tính toán giá thành dự kiến
Sau khi lên ngân sách doanh thu, các nhà quản lý có thể triển khai ngân sách giá vốn hàng bán. Để lên được mức giá này, CFO phải dựa trên việc xác định chi phí từ nguyên vật liệu, sản xuất và nhân công.
Bước 3: Tính toán các chi phí dự kiến khác
Các chi phí ngoài sản xuất khác bao gồm những chi phí phát sinh trong việc nghiên cứu và phát triển, thiết kế sản phẩm, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và các quy trình quản lý khác.
Bước 4: Tính toán nguồn thu từ các hoạt động dự kiến
Đây là bước xác định nguồn thu từ hoạt động kinh doanh dựa trên doanh số mong đợi và chi phí dự kiến. Tùy theo mức doanh thu được tính, doanh nghiệp có thể điều chỉnh để đạt được kế hoạch mong muốn.
Bước 5: Triển khai các tình huống thay thế
Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh các tình huống là điều không thể không tránh khỏi. Các vấn đề có thể phát sinh đặt ra cho CFO nhiều câu hỏi khác nhau: Những thay đổi trong hoạt động thực tế sẽ thay đổi kết quả dự kiến như thế nào? Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta thay đổi mức chi phí dự kiến? CFO sẽ cần đưa ra các dự kiến và các con số khác nhau cho những tình huống phát sinh.
Lập kế hoạch ngân sách là một công việc rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, giúp các Giám đốc Tài chính hiểu về sự luân chuyển dòng tiền, kiểm soát và lập ngân sách theo từng bộ phận hiệu quả. Đây cũng là công việc chính của các CFO trong thời đại mới.
Tìm hiểu thêm về khóa học Giám đốc Tài chính để hiểu hơn vai trò của CFO trong doanh nghiệp tại đây.