Nếu nói đến vị trí trợ lý thì có vẻ ai cũng biết đến, nhưng khi nhắc đến Admin assistant thì số lượng người biết cụm từ này chỉ đếm được trên đầu ngón tay.
Vậy Admin assistant là gì? Khi làm việc tại vị trí Admin assistant ứng viên cần làm những gì? Mức lương của công việc này là bao nhiêu? Và cơ hội nghề nghiệp Admin assistant như thế nào? Cùng Glints tìm hiểu bài viết hôm nay để giải đáp những thắc mắc này nhé.
Admin assistant là gì?
Admin assistant trong tiếng Việt được gọi là vị trí trợ lý hành chính hay trợ lý quản trị viên. Vị trí công việc này có trách nhiệm hỗ trợ cho trưởng phòng hành chính/giám đốc của doanh nghiệp thực hiện công việc liên quan đến doanh nghiệp.
Nhiệm vụ chính của Administrative assistant là hoàn thành các công việc được giao và hỗ trợ các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp làm việc. Đảm bảo hệ thống làm việc của doanh nghiệp được vận hành một cách suôn sẻ, và luôn được duy trì trong trạng thái tốt nhất.
Hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có hệ thống nhân sự phức tạp đều có nhu cầu tuyển dụng vị trí Admin assistant, để quản lý và vận hành công việc theo đúng yêu cầu, tiến độ được giao.
Có thể nói Administrative assistant đóng vai trò cực kỳ quan trong trong các doanh nghiệp. Vị trí trợ lý hành chính có trách nhiệm chính trong quá trình thực hiện kế hoạch được trưởng phòng/giám đốc xét duyệt, cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh khi làm việc.
Đọc thêm: Trợ Lý Kinh Doanh Là Gì? Mô Tả Công Việc Và Mức Lương
Mô tả công việc của administrative assistant
Vậy công việc chính của một Administrative assistant là gì? Hầu hết các công việc của một administrative assistant sẽ bao gồm:
- Chịu trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ, tài liệu liên quan đến công việc cho trường phòng/giám đốc.
- Phối hợp với bộ phận hành chính lên kế hoạch quản lý, điều hành công tác hàng chính.
- Sắp xếp hồ sơ, dữ liệu, quản lý các việc liên quan đến công tác hành chính.
- Chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ liên quan đến cuộc họp cho giám đốc/trưởng phòng hành chính.
- Thực hiện các công việc, yêu cầu được giao từ trưởng phòng hành chính.
- Chịu trách nhiệm kết nối người quản lý với nhân viên trong doanh nghiệp.
- Truyền đạt các thông báo, yêu cầu hành chính đến nhân viên thay cho người quản lý.
- Gửi các văn bản thông báo, hướng dẫn hành chính,… đến toàn thể nhân viên.
- Tiếp nhận các ý kiến đóng góp về vấn đề hành chính từ nhân viên và truyền đạt đến người quản lý.
- Phối hợp với các phòng ban khác để giải đáp các vấn đề hành chính liên quan đến nhân sự.
- Kết hợp với phòng nhân sự để nắm bắt tình hình và sắp xếp các vấn đề liên quan.
Thông qua mô tả công việc của một Administrative assistant có thể thấy, khi làm việc tại vị trí này cần có trách nhiệm trong việc điều hành các hoạt động hành chính và đảm bảo công việc nội bộ trong doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ.
Hơn thế nữa công việc này cũng đòi hỏi trình độ và kỹ năng chuyên môn cần thiết để hoàn thành công việc được tốt hơn.
Kỹ năng và chuyên môn cần có của admin assistant là gì?
Nếu bạn đang không biết kỹ năng và chuyên môn cần có của một Admin assistant là gì? Thì sau đây chính là câu trả lời mà Glints muốn gợi ý đến bạn. Cụ thể:
- Kỹ năng lập kế hoạch: Là một Admin assistant bạn cần có kỹ năng này để giúp công việc được triển khai đúng kế hoạch. Đồng thời giúp bạn sắp xếp công việc khoa học để giải quyết công việc được tốt nhất.
- Kỹ năng lãnh đạo: Đây sẽ là kỹ năng giúp cho Admin assistant sắp xếp và xử lý công việc theo hệ thống một cách hợp lý nhất.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Không chỉ là cánh tay đắc lực của trưởng phòng/giám đốc mà Administrative assistant trong một số trường hợp có phải thay mặt người quản trị giải quyết những vấn đề khẩn cấp khi không có cấp trên.
- Kỹ năng đưa ra quyết định: Được cho kỹ năng quan trọng, bởi người quản trị có thể giao quyền quản trị cho bạn, Vì thế khi đứng trước nhiều sự lựa chọn administrative assistant cần đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất.
- Có tinh thần và chịu trách nhiệm cao: Đây là kỹ năng quan trọng và cần có từ administrative assistant khi làm việc. Hãy chắc chắn rằng trợ lý cần nắm rõ các trách nhiệm để đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ.
Đọc thêm: Trợ Lý Là Gì Và Những Kỹ Năng Nhất Định Không Thể Thiếu
Lương của administrative assistant có cao không?
Hiện tại, mức lương của một Administrative assistant sẽ dao động trong khoảng từ 7.000.000 – 10.000.000 VNĐ/tháng khi bạn đăng ký ứng tuyển vào làm việc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Còn tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, mức lương trợ lý hành chính sẽ cao hơn, một số nơi còn trả ứng viên lên đến 1000 USD/tháng. Nhìn chung Administrative assistant là vị trí công việc có mức lương cao, thu nhập ổn định và chế độ đãi ngộ hấp dẫn.
Cơ hội việc làm dành cho admin assistant
Hiện nay, Administrative assistant là một trong số những vị trí công việc có nhu cầu tuyển dụng lớn trong hệ thống hành chính tại các doanh nghiệp. Do đó, không quá khó để bạn có thể tìm được vị trí công việc Administrative assistant trong các doanh nghiệp.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, ngày nay có rất nhiều doanh nghiệp được mở rộng quy mô hoạt động. Điều này đã đem đến những cơ hội mới cho vị trí trợ lý hành chính.
Hơn thế nữa, nhân viên hành chính là vị trí công việc quan trọng, nhưng không mang tính đặc thù quá cao vì thế công việc của một admin assistant rất đa dạng. Nếu bạn có trình độ, chuyên môn và ngoại ngữ tốt có thể tham gia ứng tuyển vào các doanh nghiệp nước ngoài để có được mức thu nhập hấp dẫn.
Đọc thêm: Assistant Brand Manager Là Gì? Công Việc Trợ Lý Giám Đốc Thương Hiệu
Kết luận
Admin assistant không chỉ là vị trí công việc đem đến cho ứng viên mức thu nhập cao, ổn đụng với chế độ hấp dẫn mà còn là công việc vô cùng thú vị. Mong rằng với những chia sẻ từ bài viết trên cua Glints sẽ giúp cho bạn đọc phần nào hiểu rõ hơn Admin assistant là gì và những công việc chính mà Admin assistant sẽ thực hiện khi làm việc tại các doanh nghiệp.
Chúc bạn thành công và chọn được một vị trí Administrative assistant tại các doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp để có thể phát huy hết khả năng của bản thân mình.
Tác Giả
