AOP là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và quá trình phát triển của một doanh nghiệp.
Cùng Glints tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi AOP là gì và những vai trò quan trọng mà AOP đóng góp vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời hiểu rõ hơn về cách xây dựng AOP để mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.
AOP là gì?
AOP là từ viết tắt của Annual Operating Plan, có nghĩa là bảng kế hoạch hoạt động hằng năm. AOP được sử dụng để định hướng các mục tiêu hoạt động, kế hoạch kinh doanh, ước tính ngân sách thu chi trong thời hạn một năm.
Một bảng AOP có khả năng phác họa toàn diện về bức tranh kinh doanh của doanh nghiệp. AOP giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng như các nhân viên có thể nắm bắt đầy đủ kế hoạch, nhiệm vụ cụ thể cần làm.
Từ đó, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tiến triển theo đúng hướng và nhanh chóng đến gần với mục tiêu đã đặt ra ban đầu.
Đọc thêm: 3D5S Là Gì? Vận Dụng 3D5S Như Thế Nào Trong Quản Trị Kinh Doanh?
Vai trò của AOP trong kinh doanh là gì?
Trong kinh doanh
Việc xây dựng một bảng AOP toàn diện cho doanh nghiệp là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng. AOP là một yếu tố không thể thiếu trong kinh doanh để góp phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển:
- Hỗ trợ doanh nghiệp xác định đầy đủ và đúng đắn các mục tiêu, tạo nền tảng để toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp phấn đấu để hướng đến những mục tiêu chính xác, đồng nhất và không bị chệch hướng, tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp.
- Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đánh giá, giám sát và điều hành quá trình hoạt động của các phòng ban, bộ phận, quy trình.
- Đảm bảo tiến độ thực hiện mục tiêu luôn nằm trong tầm kiểm soát.
- Tạo tiền đề để dự đoán, phát triển và định hướng dễ dàng hơn cho hoạt động của doanh nghiệp trong những năm tiếp theo.
Đối với marketer và business owner
Đối với các nhà Marketer cũng như business owner, bảng kế hoạch hoạt động hằng năm sẽ là công cụ giúp hoàn thiện kỹ năng lên kế hoạch, chiến lược, góp phần tạo nên bức tranh tổng thể về 1 năm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, kế hoạch hoạt động hằng năm cũng giúp cho các Marketer và business owner ước tính, định hình về khả năng tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện thu chi hiệu quả hơn và đảm bảo quá trình thực hiện được tối ưu về mặt lợi nhuận.
Tác hại khi không sử dụng AOP
Kế hoạch hoạt động hằng năm đóng vai trò định hướng quan trọng cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 1 năm. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không xây dựng AOP sẽ là một thiếu sót nghiêm trọng, thậm chí còn có nguy cơ tạo ra những tác động tiêu cực cho hoạt động kinh doanh:
- Việc xác định mục tiêu không rõ ràng, đầy đủ, từ đó khiến cho hoạt động của các bộ phận, phòng ban mất đi sự đồng nhất, liền mạch và rời rạc.
- Kế hoạch, chiến lược cụ thể của từng giai đoạn trong năm thường trở nên lan man và dễ bị chệch hướng do không có mục tiêu cụ thể.
- Nhiệm vụ của các giai đoạn, phòng ban và từng nhân viên không được phân chia hợp lý, dẫn đến những vấn đề, rủi ro không cần thiết.
- Gặp khó khăn khi kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động bởi không có mục tiêu, định hướng ban đầu.
- Gặp khó khăn trong việc xây dựng giải pháp hay các phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra những thay đổi bất thường, rủi ro không mong muốn, hay các tình huống xấu không thể lường trước.
Đọc thêm: 5M Là Gì? Ứng Dụng Mô Hình 5M Trong Quản Lý Nguồn Lực Doanh Nghiệp
Xây dựng AOP trong 7 bước hiệu quả
Bước 1: Tập hợp nhân viên
Yếu tố quan trọng đầu tiên tạo nên thành công cho bảng kế hoạch hoạt động hằng năm chính là có một đội ngũ chuyên biệt để thực hiện lên kế hoạch.
Việc cho phép nhân viên tham gia vào kế hoạch và chủ động đưa ra ý kiến sẽ giúp cho ban lãnh đạo thu thập đầy đủ những khía cạnh về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó định hướng và xác định những mục tiêu phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng một người tư vấn trong doanh nghiệp hoặc thuê ngoài để giúp cho kế hoạch được xây dựng một cách hiệu quả hơn.
Bước 2: Phân tích các năm trước
Bước cần thiết tiếp theo là nhìn lại và đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh trong những năm trước đây. Có thể sử dụng các báo cáo tài chính, báo cáo về ngân sách, v.v để giúp định hướng cơ bản cho quá trình xây dựng một bản AOP.
Bên cạnh đó, việc xem lại các hoạt động trước đây còn giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được những giai đoạn cao điểm cần tập trung ngân sách, nguồn lực và các hoạt động để có thể xây dựng một AOP toàn diện nhất.
Bước 3: Đặt ra các mục tiêu thực tế
Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, thực tế, phù hợp là rất quan trọng đối với việc xây dựng kế hoạch, nhất là đối với AOP. Để xây dựng các mục tiêu hiệu quả, doanh nghiệp cần phải:
- Không nên đặt ra quá nhiều mục tiêu, chỉ cần tối đa 5 mục tiêu chính để mọi phòng ban có thể tập trung dễ dàng hơn.
- Nhìn nhận và đánh giá tình trạng hoạt động hiện tại của từng bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp.
- Xác định những yếu tố không mang lại hiệu quả hoạt động.
- Xác định điều gì cần thay đổi, cải tiến để mang đến hiệu quả tốt hơn.
- Đánh giá về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và đề xuất các thay đổi nếu có.
- Xác định những kết quả cụ thể để cải thiện và phát triển hoạt động chung của toàn bộ doanh nghiệp.
Bước 4: Tìm hiểu và đặt KPI
Từ các kết quả cụ thể cần đạt được đã được vạch ra ở bước trên, doanh nghiệp sẽ tiếp tục thiết lập những chỉ số đo lường hiệu quả, mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra của công ty.
Từ đó, tiếp tục phát triển, xây dựng KPI cùng những nhiệm vụ cụ thể mà từng phòng ban và mỗi nhân viên cần thực hiện.
KPI sẽ giúp cho toàn bộ quá trình thực hiện được tập trung vào những yếu tố cốt lõi nhất.
Bước 5: Tạo ngân sách hàng tháng
Để có thể duy trì khả năng tài chính và hoạt động thu chi trong một năm, doanh nghiệp có thể chia nhỏ ngân sách để quản lý dễ dàng hơn theo từng tháng.
Đồng thời, doanh nghiệp có thể lập ngân sách riêng đối với các trường hợp như tăng giá vốn, những giai đoạn không sinh lợi nhuận hay mua tài sản dài hạn để đảm bảo ngân sách chung không bị bội chi trong những trường hợp này.
Bước 6: Chuẩn bị trước phòng trường hợp rủi ro
Việc dự đoán những trở ngại, rủi ro có thể xảy ra trong kế hoạch hoạt động hằng năm sẽ giúp cho doanh nghiệp có những giải pháp dự phòng kịp thời để hạn chế tổn thất xuống mức thấp nhất, góp phần duy trì tiến độ và hiệu quả thực hiện AOP.
Bước 7: Kiểm tra thường xuyên
Thực hiện giám sát và theo dõi tiến độ thực hiện AOP theo định kỳ sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thiện của các mục tiêu trong AOP.
Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng tìm được những tác nhân đang làm cản trở tiến độ nếu có để có thể thực hiện các giải pháp cải thiện phù hợp và kịp thời.
Đọc thêm: Nhân Viên Hỗ Trợ Kinh Doanh Là Gì? Công Việc Sales Support Là Gì?
Kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến AOP là gì và vai trò quan trọng của nó đối với các doanh nghiệp.
Với hướng dẫn chi tiết 7 bước xây dựng một AOP hiệu quả trên đây, hi vọng bạn có thể nắm bắt và áp dụng đầy đủ vào thực tế, từ đó tạo ra hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đừng quên theo dõi những bài viết thú vị sắp có mặt tại Glints Việt Nam!
Tác Giả
