Khi nghe tới tên của vị trí nhân viên thu hồi nợ, có thể mọi người sẽ không khỏi hình dung về một công việc có tính chất nguy hiểm và không có sự ổn định. Vậy thực hư như thế nào?
Nhằm mang lại cái nhìn khách quan và đúng đắn hơn cho các bạn, bài viết sau đây sẽ mô tả chi tiết về công việc và mức lương nhân viên thu hồi nợ, cung cấp những kỹ năng cần có khi làm trong lĩnh vực này.
Nhân viên thu hồi nợ là gì?
Nhân viên thu hồi nợ có trọng trách thay mặt công ty thu hồi các khoản tiền chưa trả đúng thời hạn của khách hàng hoặc những đối tác làm ăn. Họ thường làm việc trong các ngân hàng, tổ chức tài chính, tiệm cầm đồ, tổ chức cho vay hoặc các công ty cung cấp dịch vụ thu hồi nợ.
Đây là một vị trí được các chuyên gia trong ngành đánh giá là có tầm quan trọng bởi họ là những người đảm nhiệm các công việc tương đối khó khăn và phải chịu nhiều áp lực trong ngành tài chính – ngân hàng, họ thường xuyên đối mặt với sự phàn nàn hoặc một số trường hợp căng thẳng.
Để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành tốt, đòi hỏi ở mỗi nhân viên thu hồi nợ phải giữ được sự bình tĩnh, khéo léo để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và khôn ngoan nhất.
Mô tả công việc nhân viên thu hồi nợ
Nhiệm vụ của nhân viên thu hồi nợ là theo dõi các hóa đơn quá hạn và sử dụng điện thoại, email hay gặp trực tiếp để có thể trao đổi và thương lượng thanh toán. Khối lượng công việc của một nhân viên trong nghề này sẽ phụ thuộc vào công ty hoặc đơn vị mà bạn đang làm việc.
Để xác định được công việc cụ thể của nhân viên thu hồi nợ là gì, trước hết cùng tìm hiểu qua về các hình thức thu hồi nợ hiện nay.
Hình thức thu hồi nợ
Hiện nay có hai hình thức thu hồi nợ phổ biến đó là:
Thu hồi nợ qua thương lượng
Đây là một hình thức thu hồi nợ giúp doanh nghiệp không làm mất đi mối quan hệ với khách hàng của họ. Phương pháp này không có sự can thiệp bởi pháp luật mà chỉ tác động đến các khía cạnh tình cảm hoặc tâm lý của khách hàng.
Tuy nhiên, đây không phải là một cách thức dễ dàng cho các nhân viên thu hồi nợ, nó yêu cầu họ phải biết tự xoay sở trong mọi tình huống, vận dụng những kỹ năng nghề nghiệp của họ để khéo léo đàm phán với khách hàng.
Thu hồi nợ bằng pháp lý
Dựa theo quy định của pháp luật để thực thi hình thức thu hồi nợ này. Quá trình thu hồi nợ ở hình thức thu hồi nợ bằng pháp lý sẽ phụ thuộc vào các điều khoản đã được cam kết hoặc thỏa thuận trước đó.
Nhân viên thu hồi nợ sẽ kết hợp với tòa án, các cơ quan chức năng để áp dụng pháp luật vào thu hồi nợ nếu như khách hàng, đối tác chậm hoặc không thanh toán nợ đúng thời hạn đã định.
Đọc thêm: 5 Mẫu đối chiếu công nợ với khách hàng mới nhất
Chi tiết công việc của người thu hồi nợ
Công việc của nhân viên thu hồi nợ không chỉ mỗi xoay quanh nhiệm vụ làm thế nào để đòi lại số tiền quá hạn của khách hàng nợ công ty. Sau đây là một số nhiệm vụ cơ bản của công việc này:
- Xác định các khoản nợ, tài khoản nợ đã quá thời hạn trả và các số tiền tồn đọng; tiếp tục theo dõi quá trình các khách hàng, đối tác thanh toán các khoản nợ này như thế nào.
- Liên tục rà soát các thông tin về khoản nợ trên thực tế và trên hệ thống của khách hàng; cập nhật tài khoản và trạng thái của cơ sở dữ liệu để quản lý hiệu quả
- Lên kế hoạch, kịch bản thu hồi nợ giúp bạn chủ động cuộc gọi, nâng cao hiệu quả đàm phán.
- Xác định địa điểm, thông tin liên lạc với khách hàng để thảo luận về thời gian có thể chi trả các khoản nợ.
- Hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho khách hàng về các khoản nợ và giúp đỡ giải quyết khi khách hàng có khiếu nại.
- Duy trì và củng cố mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
- Lập các báo cáo theo tuần, tháng, quý để trình lên cấp trên và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.
- Lập các báo cáo theo tuần, tháng, quý và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.
Lương nhân viên thu hồi nợ có hấp dẫn?
Một trong những câu hỏi nhận được nhiều sự quan tâm nhất chính là về lương nhân viên thu hồi nợ. Cũng giống như nhiều ngành nghề khác trên thị trường lao động, mức lương của nhân viên thu hồi nợ sẽ tùy vào vị trí làm việc, kinh nghiệm và quy mô lớn nhỏ của doanh nghiệp mà bạn đang hoạt động.
Trên thực tế, mức lương trung bình thường dao động trong khoảng 8-12 triệu đồng/tháng. Ngoài ra, nhân viên thu hồi nợ không chỉ nhận được mức lương cố định mà họ sẽ còn được hưởng thêm phần trăm hoa hồng khi đạt doanh số cao, KPI vượt mức yêu cầu thì tương ứng với số tiền có thể nhận là 20 triệu đồng/tháng.
Kỹ năng cần thiết của nhân viên thu hồi nợ
Bên cạnh việc học hỏi và trau dồi chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên thu hồi nợ còn phải trang bị cho mình những kỹ năng mềm cần thiết để bổ trợ cho công việc thêm suôn sẻ, thuận lợi và đạt được hiệu quả cao. Những kỹ năng đó bao gồm:
Kỹ năng đọc hiểu
Với vai trò là một nhân viên thu hồi nợ, bạn luôn phải đọc các thủ tục, giấy tờ hoặc tài liệu liên quan đến khoản nợ. Mỗi trường hợp xử lý đều cần có sự hiểu biết chuyên sâu của bạn để tìm tòi, đưa ra phương án giải quyết.
Chẳng hạn như việc bạn phải hiểu các thủ tục pháp lý và hậu quả của chúng để giải thích cho người mắc nợ bằng ngôn từ dễ hiểu, được đơn giản hóa.
Điều cơ bản nhất đối với mỗi nhân viên thu hồi nợ là hiểu các yếu tố chính xác của phá sản, các công cụ thương mại và luật pháp của chính phủ.
Giao tiếp tốt
Hãy minh bạch và nói rõ ràng thay vì cố gắng lừa dối con nợ. Nói với cảm xúc và sự tự tin bằng cách thể hiện lòng trắc ẩn và sự nhạy cảm. Khi bạn đã xác định mình đã tìm được đúng người, hãy nêu mục đích cuộc gọi và nếu cần, hãy đặt lịch hẹn một cách chính xác, có kế hoạch và hiệu quả nhất có thể.
Đọc thêm: Ví dụ & cách giải quyết các tình huống giao tiếp thường gặp trong kinh doanh
Kỹ năng lắng nghe
Để thuyết phục những “con nợ” trả tiền cho doanh nghiệp, bạn phải tìm hiểu hoàn cảnh của họ, đang gặp vướng mắc ở đâu, những gì họ đã trải qua và họ đang hướng tới điều gì.
Khi bạn có thể kết nối với họ, bạn đã tạo dựng được niềm tin ở một mức độ nhất định, có thể chia sẻ nhiều hơn và sau đó đi đến thống nhất về thời hạn trả nợ.
Nhìn chung, nhân viên thu hồi nợ nên có kỹ năng lắng nghe tích cực, đồng cảm để khiến đối phương cảm thấy được quan tâm và sẵn sàng mở lòng để dễ tìm được tiếng nói đồng thuận. Bạn không thể buộc họ trả tiền, vì vậy hãy đảm bảo rằng cả hai bên vẫn có thể làm việc với nhau.
Đọc thêm: Cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả
Có hiểu biết về luật
Thu hồi nợ không phải là một việc làm xấu vì đơn giản là bạn đang giúp các doanh nghiệp lấy lại tiền. Nếu bạn muốn chắc chắn rằng công việc và phương pháp bạn sử dụng là hợp pháp, bạn phải hiểu và tuân theo các luật và quy định hiện hành.
Bạn cần đảm bảo cam kết của mình với khách hàng là trả nợ trong một khoảng thời gian nhất định mà vẫn tôn trọng luật pháp, các công cụ thuyết phục chính mà bạn có thể sử dụng là thương lượng chứ không phải ép buộc hay đe dọa, v.v.
Kỹ năng đàm phán
Giao tiếp rõ ràng là rất quan trọng đối với mọi nhân viên thu nợ. Khi giải quyết vụ việc, bạn nên giúp con nợ hiểu những gì bạn mong đợi ở họ và đề nghị hợp tác để hai bên không quá căng thẳng. Như đã đề cập ở trên, bạn không nên lừa dối, khi liên hệ với con nợ, hãy nói rõ bạn là ai và tại sao bạn lại tiếp cận họ ngay từ đầu.
Một số con nợ có thể tranh chấp số tiền nợ hoặc một phần hay toàn bộ khoản nợ. Trong trường hợp này, bạn phải chuẩn bị để giải thích cho họ lý do tại sao họ nợ tiền và các bước tiếp theo trong thủ tục là gì.
Bí kíp thu hồi nợ hiệu quả
1. Soạn thảo chính sách chi trả rõ ràng
Hạn chế các vấn đề phát sinh bằng cách buộc khách hàng phải ký thỏa thuận, quy định thanh toán đúng hạn, nêu rõ các điều khoản về mức phạt khách hàng phải chịu nếu chậm thanh toán đã được quy định rõ ràng.
2. Ghi rõ ngày cụ thể trong hóa đơn
Nhân viên thu hồi nợ nên ghi rõ ràng, chính xác ngày đáo hạn cho vay. (Ví dụ: Thay vì “khách hàng phải trả trong vòng 30 ngày”, nên ghi rõ ngày tháng năm cụ thể “30/08/2022”.)
3. Thiết lập quy trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp
Trong quy trình thu hồi nợ, phải xác định rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm liên lạc với khách hàng. Và chỉ định thời điểm và cách thức gửi thư nhắc nhở hoặc gọi điện thoại.
Người làm trong lĩnh vực này cần nhận thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ xem nó như một công việc được phân công lao động.
4. Email hoá đơn cho khách hàng
Để rút ngắn quá trình thu hồi thu của khách hàng, nhân viên thu nợ nên sử dụng việc trao đổi email hóa đơn với khách hàng, sẽ dễ dàng và tiện lợi hơn so với gửi giấy tờ qua bưu điện.
5. Điện thoại và gặp trực tiếp
Tránh việc chờ đợi quá lâu, để tiết kiệm thời gian và công sức hãy trực tiếp gọi điện cho khách hàng và yêu cầu gặp họ bên ngoài để trao đổi và bàn bạc thay vì chờ họ phản hồi tin nhắn hoặc gửi email. Đừng quên kiểm tra lại kỹ càng các thông tin giao dịch của khách hàng trước khi liên lạc với họ.
6. Trình bày mục đích của cuộc gọi
Không để mất nhiều thời gian cho đôi bên, bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích mục đích của cuộc gọi này là để trao đổi về thời hạn trả nợ với khách hàng và nhắc nhở thư ký ghi chú lại nội dung cuộc gọi để xác nhận khi cần thiết.
7. Luôn giữ bình tĩnh và sự chuyên nghiệp
Luôn giữ được phong thái điềm tĩnh, ôn hòa để thể hiện sự chuyên nghiệp trong thái độ phục vụ khách hàng và doanh nghiệp.
8. Đòi hỏi cam kết chính xác
Bạn nên nói với khách hàng thời gian chính xác. Đừng để khách hàng kết thúc cuộc trò chuyện bằng cách trì hoãn thêm. Liên tục lặp lại việc gửi để xác nhận và tránh nguy cơ hiểu nhầm.
9. Luôn lưu trữ mọi giao dịch dưới dạng tài liệu
Lưu trữ giao dịch của bạn với khách hàng như email, thư, cuộc gọi, v.v. Đôi khi nó dành cho việc tranh tụng sau này.
10. Theo dõi khi khách hàng từ chối tôn trọng cam kết chi trả
Luôn thẳng thắn đề cấp với khách hàng về quy định chi trả các khoản nợ truy đòi, không có thái độ nhượng bộ với những con nợ từ chối tôn trọng cam kết chi trả.
Lời kết
Bài viết đã tổng hợp những yêu cầu cơ bản về vị trí nhân viên thu hồi nợ, mô tả một cách chi tiết về các công việc của họ, cung cấp thêm thông tin đối với mức lương nhân viên thu hồi nợ nhận được hàng tháng.
Hy vọng rằng nội dung trên đã mang lại những hiểu biết bổ ích cho bạn. Truy cập vào Glints để đón đọc thêm và tìm cho mình những cơ hội việc làm đang rộng mở bạn nhé!
Tác Giả
